¿Cuáles son los componentes de un presupuesto operativo?

A los administradores, gerentes o directivos de una compañía les interesa conocer cuáles son las perspectivas en cuanto a ventas y otras fuentes de ingresos, las cuentas de resultados y si el negocio proyecta rentabilidades idóneas para cubrir las expectativas de acreedores e inversionistas, toda esta información puede ser recabada en un presupuesto operativo.

El presupuesto operativo en cada uno de sus elementos que lo integran recoge estas premisas. En términos económicos este valioso documento resume y presenta las previsiones de la operatividad del negocio en el futuro inmediato.

No es sencillo preparar un presupuesto operativo. Para que éste se ajuste en buena proporción a las cifras reales del negocio debe considerar tanto el comportamiento histórico de la empresa a nivel de estacionalidad, naturaleza y crecimiento como las perspectivas del mercado en cuanto a tendencias del sector, comportamiento del consumidor, oferta y demanda.

Demos un repaso al concepto de presupuesto operativo y cada uno de sus principales partes o componentes.

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Un presupuesto operativo es simplemente un documento que recoge con cierto detalle las perspectivas de ingresos y gastos para un negocio por uno o varios períodos futuros inmediatos.

El presupuesto operativo también llamado presupuesto de funcionamiento esta integrado fundamentalmente una serie de “sub-presupuestos” como el presupuesto de ingresos, presupuestos de compras, de personal o nómina, presupuesto de gastos generales y administrativos. Aunque está integrado por las principales partidas de un estado de resultados no debe confundirse con éste pues difieren en nivel de detalle y presentación.

Accountingtools.com nos resume que el también llamado presupuesto operacional es un pronóstico o proyección de los ingresos y gastos esperados dentro de uno o más períodos futuros inmediatos. Se elabora justo antes del comienzo del nuevo ejercicio económico y detalla los niveles de actividad esperados para los próximos meses o trimestres.

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Elementos que integran un presupuesto operativo

Para cliffsnotes.com todo presupuesto operativo incluye el presupuesto de ventas, de materiales, presupuesto de mano de obra y de gastos generales y administrativos.

Un presupuesto operativo presenta todo el dinero que entra en el negocio, ya sea a través de los inversores, las ventas o una combinación de ambos. Información que a menudo es provista por el estado de resultados y los informes de ventas.

El presupuesto de ingresos es el punto de partida para el presupuesto de funcionamiento, es tan detallado que puede mostrar los números de ítems que se esperan vender o servicios a prestar en cantidades y precios estimados. Así como partidas no operativas. Si el presupuesto operacional es para una pequeña empresa o Startup, el ingreso puede ser netamente operacional por concepto de productos y servicios.

Por ejemplo, si la empresa ofrece diez tipos de servicios particulares, la sección de ingresos puede asumir la meta que la empresa espera prestar tres servicios tipo 1, seis tipo 2 y dos de otros tipos para el próximo mes. El dinero obtenido de cada producto se añade como una cantidad contribuyendo al total de ingresos.

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Corresponde simplemente al pronóstico de las materias primas que se deben comprar. Toma base en la premisa del número de ítem a producir o servicios a prestar que se estima en el presupuesto de ingresos, así como las estimaciones de inventario final e inventario inicial si lo hubiese.

El número de unidades de insumos que se estiman comprar se multiplica por el costo por unidad de cada materia prima para obtener el presupuesto de compras o materiales directos.

Por ejemplo, si el negocio es la venta de muebles de madera, los costos de producción incluyen diferentes tipos de madera, consumibles para trabajar la madera, lijas, cepillos, tornillos, pintura, barnices y brochas.

Cliffsnotes.com nos explica que el sub-presupuesto de personal directo se obtiene a partir de dos datos fundamentales que son la cantidad de horas de mano de obra directa necesarias para lograr la cantidad de producto o servicio que causa los ingresos y el costo por hora de esa mano de obra. El resultado del presupuesto de mano de obra será el costo total de la mano de obra directa.

Otro componente que forma parte del presupuesto operativo es una lista de las necesidades del negocio con el fin de operar la parte de oficina o administrar de la empresa es decir todos los gastos administrativos y generales.

Las premisas pueden cambiar mes a mes, por lo que los gastos de oficina a menudo se clasifican como gastos fijos y los variables. Ejemplos de gastos de oficina pueden incluir manteamiento de instalaciones, cafetería, reparaciones tecnológicas o mejoras, papel, impresiones, pago de servicios, telefonía, impuestos, seguros, alquileres. Algunas empresas también clasifican la atención al cliente y los gastos de viajes en la sección de gastos administrativos del presupuesto operativo.

Como podemos apreciar, el presupuesto operativo se construye con base en supuestos y premisas tanto de los ingresos de la empresa y los gastos necesarios para que siga funcionando.

Si los ingresos de la empresa son superiores a sus costos de operación, el presupuesto operativo tendrá más fondos excedentes. Este importe específico puede variar cada mes, en función del comportamiento de los ingresos totales y los gastos de producción. Estos fondos adicionales pueden ser reinvertidos en la operatividad de períodos posteriores o apartados y guardados como ganancia.