Como crear un presupuesto de materiales de oficina

El presupuesto de suministros de oficina es un desglose de los costos que pueden servir como un plan de gastos. En forma escrita, el presupuesto especifica cómo la empresa va a gastar los fondos designados para los suministros utilizados en las operaciones de la oficina. El plan debe ser realista para que pueda ser fácilmente comprendido y respetado. El presupuesto de suministros de oficina es un instrumento necesario para medir los gastos generales de una empresa. La preparación de un presupuesto te permitirá gestionar los costos de manera eficiente y mantener un rango de gastos de funcionamiento razonable que no superará los ingresos comerciales. El presupuesto base de suministros de oficina generalmente incluye sólo los gastos que son absolutamente necesarios para el funcionamiento de un negocio con eficacia. El presupuesto se puede aumentar con el tiempo, según sea necesario, mientras que el negocio crece.

Revisa los artículos de oficina que son esenciales para el funcionamiento del negocio. Crea una hoja de cálculo para mostrar los elementos como lapiceros, varios tipos de papel, marcadores, lápices, tinta de la impresora, grapadoras y grapas, clips, carpetas de archivos, suministros postales, sobres y cinta. Asegúrate de incluir los elementos que son específicos de tu negocio particular. Por ejemplo, si proporcionas copias de seguridad de datos o de acuerdo con el almacenamiento de los medios de comunicación, necesitarás CD o DVD y otros materiales y equipos especializados.

Revisa el costo de los artículos y obtén una cantidad total mensual por cada uno. Documenta los cálculos en la hoja de cálculo. Añade todos los números individuales para cada artículo junto para el total del presupuesto mensual. Luego multiplica el total mensual por 12 y el importe del presupuesto anual de suministros de oficina. Añade un 10 por ciento adicional para la expansión.

Investiga diversos proveedores de suministros de oficina para encontrar los precios más rentables. Crea una hoja de cálculo independiente para comparar los datos de diferentes proveedores de los artículos que utilizas regularmente para realizar negocios. Los vendedores independientes a menudo proporcionan citas para que los consideres. Calcula las estimaciones de proveedores para el costo promedio mensual aproximado. Incluye estos datos, además de 10 por ciento en la hoja de cálculo.

Comprara el valor total del proveedor con las estimaciones actuales y originales. Crea una copia de la hoja de cálculo de estimación original del Paso 1 para usarla en la consideración de los cambios de precios. Utiliza la nueva hoja de cálculo como la plantilla para tu presupuesto actual. Ajusta los precios para los artículos que encuentres por menos precios con diferentes proveedores. Ten en cuenta el proveedor, el precio y la fecha en la hoja de cálculo para el seguimiento futuro. Considera cada elemento de la lista y elimina los que no son absolutamente necesarios.

Evalúa y revisa el presupuesto sobre una base mensual. Trata de usar una herramienta de presupuesto, como la ofrecida por Microsoft, para manejar las finanzas de suministros de oficina. Desarrolla un sistema para el seguimiento del presupuesto de suministros de oficina de forma coherente. Ajusta y revisa regularmente los precios y el uso de la oferta. Ajusta el presupuesto de acuerdo con los nuevos hallazgos y recorta cuando sea posible. Si se produce un exceso de gasto, toma medidas para encontrar reducciones en otras formas mediante el aprovechamiento de las ventas y otras ofertas de los proveedores.