Cómo crear un plan de adquisiciones para un proyecto

El plan de adquisiciones de un proyecto describe y documenta todas las compras a proveedores externos que serán necesarias para apoyar las necesidades de un proyecto en particular. Un proyecto puede necesitar computadoras, papel u otros materiales dependiendo de la naturaleza del proyecto. Delineando las necesidades del proyecto y cómo se adquirirán los materiales permite hacer un presupuesto y una planificación adecuados. Un buen plan de adquisiciones también dará los pasos específicos para iniciar y ejecutar las compras. Esto asegurará que todas las ofertas se concedan de manera justa y se encuentran en el mejor interés de la compañía.

Define los requisitos del plan. Incluye todos los objetivos. Por ejemplo, la obtención de productos de los mejores proveedores al menor costo.

Asigna al equipo de compras. Esta lista incluirá a todas las partes que se incluirán en las decisiones de compra. Incluye los nombres y la información de contacto de cada persona o grupo.

Documenta la justificación de la contratación. Incluye las razones por las que se necesitan los materiales y cómo se van a utilizar. Identifica los elementos que se adquirirán durante la vida útil del proyecto. Incluye la cantidad de artículos que se necesitan.

Construye una línea de tiempo que identifique todas las compras que se harán a lo largo del proyecto. Comprar suministros a granel o en ciertas épocas del año puede dar lugar a ahorros. Incluye estos detalles como parte de la línea de tiempo.

Define el proceso de selección de proveedores. Esto abarca todos los pasos necesarios para obtener las ofertas. Determina un número mínimo de ofertas que se obtendrán antes de seleccionar un proveedor. Enumera cualquier contrato o condiciones de pago que deba ser acordado antes de seleccionar el proveedor.

Crea una lista de tareas que deberían emprenderse para comprar un artículo. Identifica todos los trámites que se deben completar para procesar un pedido. Las órdenes de compra pueden tener que ser autorizadas por la dirección.