Cómo crear el perfecto itinerario de viaje para un jefe

No hay nada peor para una secretaria o para una asistente administrativa que tener que contestar las constantes y repetidas preguntas del jefe sobre el plan de viajes. "Dónde es que voy?" "¿A qué hora necesito estar ahí?" "¿Con quién me voy a encontrar?" "¿A qué hora me pasa a buscar el auto?" Todas estas preguntas pueden ser eliminadas por el simple proceso de crear un itinerario. Ese documento va a tener en una página (o dos dependiendo de cuán largo sea el viaje) toda la información que el viajero debe tener. Aquí tienes una forma fácil de crear uno.

Discute con tu jefe los planes del viaje. Infórmate cuándo y a dónde necesita viajar, si se va a quedar a pernoctar en algún lado, con quién se va a encontrar y a que hora están programadas las reuniones. Entonces reserva los vuelos apropiados y los hoteles que tu jefe prefiera, lo puedes hacer tú o por medio de una agencia de viajes. Haz notas sobre los arreglos hechos y los códigos de confirmación.

Registra la información. Abre un documento en blanco en Word o cualquier otro programa que prefieras. Crea un encabezado que diga quién viaja, la fecha del viaje y el destino. (Céntralo en la página si quieres).

Tipea el itinerario, comenzando con el primer día del viaje. Directamente debajo de la primer fecha, lista el transporte terrestre, ¿cómo llega el jefe al aeropuerto?. Si es por taxi o servicio de remis, lista la hora y el lugar por el que lo pasarán a buscar. En la siguiente sección, coloca la información sobre el primer vuelo. Lista la aerolínea, el aeropuerto de salida, la hora de salida, el aeropuerto de llegada y la hora de arribo. Asegúrate de que haya un lugar para poder escribir el código de confirmación de la línea aérea, para que el jefe pueda chequearlo en línea si así lo quiere. También deja espacio para el número se asiento con el que está pre-embarcado. Si hay una escala o parada en el camino, asgúrate de dividir en vuelo en los tramos apropiados, para que el jefe no se sorprenda si hay demoras. Si alguien lo va a estar esperando en el aeropuerto de llegada, incluye otra sección sobre el transporte terrestre, incluyendo el número de teléfono del servicio de remis o de la persona que lo estará esperando.

Lista la información del hotel debajo de la primera fecha. Incluye el nombre del hotel, la dirección y el número de teléfono, así como también el código de confirmación de la reserva. Si quieres, también puedes incluir el tipo de habitación que le has reservado.

Lista la información de las reuniones a las que el viajero esté planeando asistir. Asegúrate de listar el nombre del negocio, la dirección, el número de teléfono de la oficina central y el nombre y número de teléfono del contacto. También incluye la hora en que comenzará y el "título" de esa reunión, e incluye, si la tienes, la agenda. Continúa con este proceso, listando cada día por separado, hasta que hayas incluido toda la información posible.

Coloca el itinerario, así como las agendas, los recibos de las reservas, la información sobre el eTicket y las directivas, en una carpeta. Si puedes usa una de plástico que sea transparente, así se puede ver claramente el itinerario. Si es una que tiene dos lados sellados, le permitirá poner todos los recibos dentro, sin temor a perderlos.