Cómo crear manuales con MS Publisher

Los manuales son importantes para el funcionamiento básico de una organización. Sin reglas y procedimientos básicos existe demasiado margen para la aparición de malentendidos y abusos por parte de las personas de las que la organización depende para realizar su trabajo. Aunque las notas simples y fáciles de comprender escritas en una servilleta de papel pueden constituir un manual, es más probable que los empleados y voluntarios respeten un manual bien creado. Microsoft Publisher es uno de los programas más comunes que pueden ayudarte a crear un manual.

Escribe el texto de tu manual usando un programa de procesamiento de palabras. Edítalo y dale formato como si fuera el documento final.

Abre Microsoft Publisher. Crea una página de plantilla en dicho programa construyendo la página uno de tu documento de acuerdo a tus especificaciones. Esta es la apariencia y el formato básico de cada página del manual. Algunas características de la plantilla son el tamaño de la página, los encabezados, pies de página, numeración de páginas, bordes y color de fondo o marca de agua.

Crea un cuadro de texto cuyo tamaño sea de la mitad del espacio utilizable en tu página de plantilla, ya sea la mitad del tamaño horizontal o la mitad del vertical.

Crea páginas adicionales en tu documento de Publisher hasta que tengas un total de páginas igual al doble del número de páginas del documento de tu procesador de textos.

Copia todo el contenido en la página de plantilla. Pégalo en todas las páginas del documento.

Regresa al documento de tu procesador de textos. Selecciona todo el contenido de tu documento presionando "CTRL+A". Cópialo y pégalo en el cuadro de texto en la primera página de tu documento de Publisher. Dado que el texto no cabrá en el cuadro, Publisher te preguntará si quieres usar la función "Autoflow" (flujo automático) en el contenido que pegaste. Selecciona "Sí", lo que distribuirá el texto en los otros cuadros de acuerdo al orden de las palabras. También moverá el texto automáticamente de un cuadro a otro a medida que hagas cambios.

Revisa el documento de Publisher página por página, tomando nota de las partes en las que el texto pueda indicar lugares apropiados para colocar imágenes. Si una página no justifica una imagen, incrementa el tamaño del cuadro de texto para llenar la página completa. La herramienta "Autoflow" moverá automáticamente el texto para acomodarlo.

Crea imágenes para insertarlas en donde consideres que las necesitas. Usa un programa de gráficos para fotos y otras imágenes. Emplea un programa de hojas de cálculo para crear gráficos. Usa la función de dibujo en Publisher para crear diagramas de flujo y diagramas organizacionales.

Copia y pega las imágenes que creaste en las páginas apropiadas. Cambia el tamaño para ajustar y luego vuelva a cambiar el tamaño del cuadro de texto para rellenar el espacio restante. Nuevamente, la herramienta "Autoflow" ajustará el resto del documento. Siempre debes realizar este paso en el orden de las páginas, ya que "Autoflow" podría mover el texto que hayas vinculado a las imágenes más adelante en el documento.

Revisa tu documento página por página, haciendo ajustes finales y correcciones. Si quieres páginas de título para varias secciones puedes añadirlas en este momento.

Imprime y encuaderna los documentos. Si no tienes el equipo disponible de inmediato, tu tienda local de suministros para oficina o impresión puede producir tus manuales por un precio razonable.