¿Cómo realizar minutas de reuniones de manera efectiva?

Las minutas de las reuniones se utilizan para recordar a aquellos que asistieron de las decisiones importantes, calendarios, proyectos, ideas y demás información proporcionada durante la reunión. Cuando realizas las minutas de reuniones, escucha con atención a cada uno y toma nota de las ideas, decisiones o puntos clave que ofrecen. Crea una plantilla de minuta por adelantado para ti para así tomar notas organizadas en cada tema abordado. Haz preguntas para aclarar cuestiones confusas durante y después de la reunión. Recopila tus notas en una minuta oficial de la reunión mientras aún está fresca en tu mente.

Recopila la información de fondo antes de la reunión para entender mejor los temas. Pide con anticipación copias de las presentaciones de diapositivas, folletos y otros materiales de los oradores. Haz una lista de los asistentes a la reunión o pasa una hoja de asistencia durante la reunión en torno a lo que puedes incluir los nombres en las minutas oficiales de las reuniones.

Crea una plantilla de reunión que incluya el espacio para la fecha y hora de la reunión, el propósito, los nombres de los facilitadores y la duración de las reuniones. Rellena esta información antes del inicio del evento. También completa la duración de la reunión al final. Enumera cada tema de discusión y proporciona suficiente espacio para tomar notas. Enumera las páginas de la plantilla para evitar confusión al crear minutas oficiales de la reunión. Crea plantillas de reuniones en papel o documentos electrónicos de procesamiento de texto si tomas notas con un ordenador portátil.

Escucha con atención durante la reunión. Registra la información relativa a cada tema en la sección correspondiente en la plantilla. Incluye sólo la información pertinente, incluyendo sugerencias, quejas y resoluciones, junto con los nombres de los que participan activamente en la conversación. Incluye puntos clave durante una presentación. Registra nuevas tareas, ideas de desarrollo de productos, horarios de finalización del proyecto y una lista de todas las decisiones importantes tomadas.

Revisa tus notas rápidamente antes de que la reunión se dé por terminada. Haz preguntas de seguimiento inmediatamente, mientras que los asistentes a la reunión están todavía disponibles para aclarar cualquier duda que puedas tener.

Crea una lista de minutas de las reuniones oficiales con las notas y materiales de presentación recogidos durante la reunión tan pronto como sea posible. Revisa las minutas de la reunión con otro participante o facilitador para determinar si la información es exacta y completa. Distribuye las minutas oficiales de las reuniones a las que asistieron.