Cosas que debe incluir un plan de transición después de completar un plan de proyecto

Después de completar un plan de proyecto, como un plan para la instalación próxima del sistema de comunicaciones o de una actualización, desarrolla un plan de transición para permitir un suave despliegue del producto. Si bien el plan del proyecto define los elementos específicos del trabajo requerido, los pasos de implementación de los documentos del plan de transición, identifica estrategias y establece plazos para tareas específicas. Un plan de transición a fondo formula métodos de implementación e identifica cuando la responsabilidad se transfiere al cliente. Apenas las fases del trabajo concluyen, actualiza tu plan de transición para incorporar los cambios necesarios.

Identifica al personal clave para el proyecto en el plan de transición y especifica las funciones y responsabilidades de cada persona. Una lista de las responsabilidades del trabajo claramente definidos elimina la duplicación de trabajos o tareas perdidas porque todo el mundo pensaba que alguien más había tomado la delantera. Designa a una persona por cada tarea fundamental para darle a los clientes los puntos de contacto por cuestiones que puedan darse durante la transición. Define con claridad la autoridad en la toma de decisiones tanto de tus empleados como del personal de atención al cliente, identificando las personas autorizadas a aceptar cambios en el alcance del proyecto.

Define la estrategia de rotación del producto o proyecto. Por ejemplo, en una instalación o actualización del sistema de comunicación, aborda el tiempo requerido para la instalación del hardware y la secuencia de pruebas y carga del software. Para los sistemas que requieren mantenimiento al cliente, establece el punto de progreso cuando el cliente asume la responsabilidad del equipo de transición. Identifica la fecha de establecimiento de un servicio de asistencia a clientes. Si la transición es progresiva, define el punto de rotación para cada fase del proyecto.

Establece un cuadro de hitos para toda la implementación y volumen del negocio. Identifica los puntos críticos de los proyectos y anota las fechas previstas de inicio. Vincula estas tareas previas a los puntos con el fin de identificar fácilmente los problemas si un evento temprano no cumple con la hora programada de su finalización. Si es apropiado, incluye los períodos de interrupción del sistema para permitir a los clientes prepararse para el tiempo de inactividad.

La transición real tiene previsto establecer métodos de comunicación y los requisitos durante el proyecto. Transmite a tu cliente lo que verá así que progresa el trabajo de modo que el cliente pueda programar a los empleados correctos respecto a los eventos. Aborda el tiempo de rotación y procedimientos y observa la acción requerida tanto por tu empresa como por el cliente. Identifica los miembros del grupo de trabajo y el calendario de reuniones periódicas para el intercambio de información. Identifica los elementos materiales, documentación del sistema y otras prestaciones del proyecto y especifica el almacenamiento requerido, cómo el cliente va a acceder a ella y cualquier medida de seguridad exigida. Prepara programas de entrenamiento para incluir a los asistentes necesarios. Establece los requisitos de formación para los empleados y define los parámetros de tiempo para las sesiones que se dan a distancia del lugar de trabajo.

Prepárate para situaciones de contingencia mediante la revisión de riesgo durante las etapas de planificación de transición. Aborda los posibles puntos débiles en la aplicación y documenta planes de soporte para mitigar los riesgos. En el ejemplo del proyecto de software, ten en cuenta las posibles interrupciones del sistema, fallas existentes para llevar el nuevo sistema al estado de trabajo en el plazo previsto y el impacto de la recepción tardía del hardware o del desarrollo del software instalado.