¿Por qué los controles internos del efectivo son importantes para una empresa?

El efectivo representa el activo más líquido que posee la compañía. La liquidez se refiere a la capacidad de la empresa para utilizar el dinero en efectivo para las transacciones financieras. Las empresas utilizan dinero en efectivo para realizar la mayoría de las transacciones comerciales, incluidos los pagos a los clientes, pagos a proveedores, compra de equipos y la nómina de empleados. Debido al rol del efectivo en las transacciones financieras, los procedimientos de control interno constituyen una alta prioridad para las empresas. Los controles internos de efectivo sirven para varias funciones importantes para las empresas.

Uno de los roles de los controles internos en caso del efectivo consiste en informar con precisión la cantidad de efectivo en poder de la empresa. Las empresas confían en un reporte confiable del la cantidad de dinero en efectivo disponible para hacer los pagos requeridos. Las empresas también quieren saber la cantidad correcta de dinero en efectivo. Si la empresa tiene un exceso de efectivo, puede invertirlo con el fin de obtener una ganancia sobre él. Si la compañía no tiene suficiente efectivo, es posible que deba obtener financiamiento. Un ejemplo de un control interno para asegurar una información precisa implica la realización de conciliaciones bancarias.

Los controles internos también reducen la posibilidad de que alguien robe. Tanto los empleados y no empleados pueden tener la tentación de robar dinero de la compañía. Las empresas que reciben pagos en efectivo mantienen suficiente dinero a la mano para facilitar las transacciones de los clientes. Las empresas también utilizan cheques para hacer pagos en efectivo. Los controles internos salvaguardan tanto los cheques como la moneda. Las empresas utilizan diferentes controles internos para los empleados y los no-empleados. Los controles internos destinados a reducir el robo de dinero en efectivo incluyen la instalación de cámaras de video, o cheques de seguridad de bloqueo cuando no están en uso

Los controles internos de caja minimizan la posibilidad de errores en la presentación de informes y manejo de dinero. Los errores impactan en el saldo, ya sea en forma favorable o desfavorable. Un error favorable se produce cuando la empresa tiene más dinero que lo espera. Un error desfavorable se produce cuando la empresa tiene menos dinero de lo previsto. Ambos tipos de errores indican que los empleados manejan mal el efectivo. Los controles internos minimizan la posibilidad de errores cuando se trata de dinero en efectivo. Las técnicas pueden incluir la capacitación de empleados sobre el manejo de efectivo o la instalación de registros que dispensan automáticamente el cambio a los clientes.

Los inversores, prestamistas y gerentes quieren creer en las cifras reportadas en los estados financieros, especialmente en relación con dinero en efectivo. Los parámetros de controles internos en torno a las actividades de los empleados y gestión de efectivo, proporcionan la garantía de que los empleados manejen correctamente el dinero y mantienen la confianza en los números.