Contabilidad de documentos por cobrar

Sin importar el tipo de negocio que poseas o el tipo de bienes o servicios que le proveas a tus clientes, es probable que te hayas topado con el término de “documentos por cobrar” pero, ¿qué son exactamente?

Las compañías regularmente otorgan crédito a sus clientes bajo la promesa de pago de la cuenta en una fecha futura. Este crédito se realiza mediante dos principales maneras: cuentas por cobrar y documentos por cobrar.

Las cuentas por cobrar representan promesas de pago de parte de los clientes en una fecha determinada, la cual ocurre poco después de haberse realizado la compra, mientras que los documentos por cobrar representan a clientes que deben dinero y han acordado pagar a largo plazo.

Los documentos por cobrar se crean cuando los clientes firman documentos conocidos como promesas de pago y acuerdan pagar el valor nominal del documento a una fecha de vencimiento, junto con los intereses generados.

Las cuentas por cobrar pueden clasificarse de acuerdo al tiempo o al origen de las mismas. Si las clasificamos de acuerdo al tiempo, pueden ser a largo o a corto plazo.

Si clasificamos las cuentas por cobrar de acuerdo a su origen, tenemos:

• Comerciales: Son aquéllas que se derivan de la actividad principal de tu empresa.
• Internas: Son aquéllas que se le cobran a los empleados o colaboradores directos de un negocio.
• Otras: Son aquéllas surgidas de algún evento o actividad extraordinaria que no corresponden a la actividad económica principal para la empresa.

‌Ejemplo No 1: Cuentas por cobrar comerciales‌

‌Registro contable de factura‌

• Cuentas por cobrar comerciales $2500
• Ingreso por ventas $2500

Venta a crédito a Empresa Laminados con factura No. 444, plazo 30 días

‌Registro del pago‌

• Bancos $2500
• Cuentas por cobrar comerciales $2500

‌Ejemplo No 2: Cuentas por cobrar internas - préstamos a empleados‌

‌Registro contable del préstamo a empleados:‌

• Cuentas por cobrar - préstamos a empleados $5000
• Bancos $5000

Préstamo personal al empleado Oscar Sánchez por 5000 pesos con pago a 15 días.

‌Registro contable del pago‌

• Bancos $5000
• Cuentas por pagar - préstamos a empleados $5000

‌Ejemplo No 3: cuentas por cobrar - otros, anticipos a terceros‌

‌Registro contable de gestoría‌

• Cuentas por cobrar - otros $3000
• Bancos $3000

Valores entregados al gestor Homero Gonzáles por anticipo para trámite de localización de planos urbanos.

‌Registro contable del gasto por gestoría‌

• Gastos: honorarios por gestoría $3000
• Cuentas por cobrar - otros $3000

Dentro de la contabilidad de la empresa, las cuentas por cobrar se consideran un activo con con saldo deudor, pero son de las cuentas que más rápidamente pueden generar liquidez. La rotación de cuentas por cobrar es cuántas veces al año lograste convertir esas cuentas deudoras en liquidez para tu empresa, es decir, cuántas veces liquidaste ese saldo promedio de cuentas pendientes de cobro.

La rotación de cuentas por cobrar es cuántas veces al año las cuentas por cobrar se convierten en un activo líquido dentro de una empresa, y esto se determina calculando el índice de rotación de cuentas por cobrar, o índice RCC.

El índice RCC se calcula así:

Índice RCC = Ventas netas a crédito / Promedio de cuentas por cobrar

La cifra de las ventas netas a crédito se encuentra en el estado de resultados. El promedio de las cuentas por cobrar es la suma de la cantidad inicial y final de la cuenta que se localiza en el balance general del período contable a considerar, para luego dividirlo entre 2.

Los documentos por cobrar son los documentos por escrito, legalmente exigibles, que los clientes firmaron. Es decir, un documento por cobrar representa una cuenta por cobrar que tiene la empresa dentro de su contabilidad interna. Además, generalmente incluyen intereses. Pueden surgir de una cuenta por cobrar a la que el cliente quiere extender la fecha de pago y por lo tanto acepta pagar intereses.

Al igual que las cuentas por cobrar, también se clasifican en documentos por pagar a corto plazo y documentos por cobrar a largo plazo. Los documentos por cobrar a corto plazo son deudas contraídas por los clientes con un vencimiento no superior a un año.

En la mayoría de las ocasiones, los documentos por cobrar a largo plazo generarán intereses debido a que su origen es el financiamiento que se otorga a los clientes por bienes o servicios de alto valor. Con el tiempo, al convertirse en documentos por cobrar a corto plazo y transferirse al activo circulante.

Algunos ejemplos de los documentos por cobrar incluyen el pagaré o la letra de cambio. Si una empresa realiza una venta de 10,000 pesos a crédito a largo plazo asegurada con un pagaré, por ejemplo, el registro contable es:

• Documentos por cobrar $XXX
• Ingreso por ventas $XXX

Al mismo tiempo se requiere el asiento de reconocimiento del interés devengado, haciendo el siguiente asiento:

• Intereses devengados $XXX
• Ingreso por intereses $XXX

La administración de cuentas por cobrar es la gestión o administración interna de la deuda a crédito que un cliente contrae con la empresa a cambio de un bien o servicio. Es importante realizar correctamente el registro de los mismos, para llevar un buen control interno del registro contable de la empresa.

Cuando una compañía acepta una nota de promesa de pago de un cliente, debe registrarla en sus libros contables como documentos por cobrar. Cada promesa de pago incluye el valor nominal del documento, o la cantidad debida, la fecha de pago y la tasa de interés.

La cuenta de documentos por cobrar representa un activo y mantiene un saldo deudor normal. Cuando la compañía registra el documento por cobrar de un cliente, carga a esa cuenta y abona a ingresos por ventas.

Cuando un cliente paga el documento, también paga los intereses devengados. La compañía calcula el interés generado multiplicando el valor nominal de la promesa de pago por la tasa de interés y por el tiempo transcurrido. La compañía calcula el tiempo dividiendo el número de días que una nota ha estado pendiente de cobro entre el número de días del año, o 365.

La compañía registra el pago recibido cargando a la cuenta de efectivo la cantidad total, abonando a documentos por cobrar el monto del valor nominal de la nota, y abonando a los ingresos por intereses por la cantidad resultante del cálculo.

En algunas ocasiones una compañía puede necesitar el efectivo antes de que el cliente pague el documento. En este caso, la compañía puede descontar la nota con una institución financiera que realizará la cobranza de la misma. Esta última pagará a la compañía en efectivo a cambio del derecho de cobro del documento. Las instituciones financieras cobran una pequeña tarifa de descuento por este servicio.

En este sentido, la compañía determina el valor del descuento multiplicando el valor al momento del vencimiento, el valor nominal más los intereses, por la tasa de descuento, por el tiempo remanente antes del vencimiento de la nota. La compañía calcula el periodo de tiempo dividiendo el total de números faltantes al vencimiento del documento, entre el número de días del año.

La compañía registra el descuento de la nota cargando al efectivo el valor del dinero recibido, abonando a los documentos por cobrar por el total del valor de la nota, y abonando a ingresos por intereses la diferencia.

Existen situaciones que pueden afectar la recuperación de estas cuentas por cobrar para la mayoría de las empresas, como no tener un proceso eficiente dentro de la empresa, o toparse con falta de facilitadores y dificultades externas. Por ejemplo, falta de archivos y registros, documentos con información deficiente, computadoras obsoletas o morosidad en sus clientes.

Las cuentas incobrables son aquellas que ya no se pueden recuperar. Las cuentas incobrables corresponden a un monto del valor total de las ventas que los clientes o deudores nunca llegan a liquidar.

El periodo de tiempo de los documentos por cobrar varía de unos cuantos meses a años. Si un documento por cobrar vence en menos de un año, representa un tipo de cuenta llamada activo circulante o activo corriente. Si la cuenta ha de cobrarse después de un año, representará un activo fijo en el asiento contable.

Todos los documentos por cobrar son activos de una compañía, y siempre son reportados en los estados financieros y el balance general. Los documentos por cobrar a corto plazo aparecen en la sección de activos circulantes del balance, mientras que aquellas cuentas de largo plazo aparecerán en los activos fijos.