Consejos para responder a un RFI y RFP y la esencia de la elaboración de un contrato de servicios ganador

Las respuestas a una solicitud de información (RFI, por sus siglas en inglés) y la solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) suelen incluir estos objetivos principales: obtener nuevos negocios, demostrar la capacidad para resolver un problema concreto e informar al cliente acerca de los recursos necesarios. Estos recursos podrían incluir los costos financieros, el acceso al personal, la información y la asignación de tiempo. Las empresas también pueden referirse a alternar terminología para solicitar aportes de los proveedores de servicios, tales como solicitud de aplicación (RFA, por sus siglas en inglés) o una invitación a licitar (ITB, por sus siglas en inglés). El desarrollo de un contrato de servicios ganador incluirá estos elementos para destacarse de la competencia.

El estilo de escritura debe demostrar la comprensión de la cultura empresarial y usar la comunicación apropiada para el público. Algunas respuestas a solicitud de información o solicitud de propuesta son un seguimiento de una conversación anterior con un gerente de negocios, lo que se debe utilizar como una ventaja. Si este es el caso, entonces la comunicación escrita adecuada debe reflejar determinados puntos clave mencionados por el gerente. Incluso si la comunicación no se ha establecido, las pistas sobre el estilo de escritura de una organización se pueden encontrar en sitios web o en los materiales de la empresa. ¿La empresa utiliza un estilo de escritura formal o informal? Si la comunicación de una empresa es formal, la solicitud de propuesta debe reflejar un tono similar. Los gerentes están menos cómodos leyendo informes escritos con un tono informal, incluso si hay una relación establecida. La escritura informal en el desarrollo de un contrato de servicio puede parecer descuidada o perezosa y es a menudo vista como poco profesional.

Responder a una RFI o RFP requiere un formato sistemático. Generalmente, la respuesta incluye una copia de la RFP original. El informe puede estar restringido a un formato predeterminado asignado por la empresa solicitante, pero siempre debe tener el logotipo de tu empresa e información de contacto formateada consistentemente en todas las páginas. Ten en cuenta que si estás enviando electrónicamente, algunos programas pueden no permitir subir gráficos. Un formato alterno de "sólo texto" debe estar preparado en caso de que el cliente reporte problemas para ver la propuesta.

Cada respuesta a una propuesta debe comenzar con una introducción al problema. La introducción puede incluir una breve descripción de la situación del cliente, las actividades específicas, las responsabilidades y las limitaciones y un resumen del resto de la propuesta. El cuerpo es el siguiente componente y se refiere a los métodos o enfoques que van a ser utilizados en la resolución del problema. Las propuestas ganadoras están seguras de detallar presupuestos, fechas y calificaciones. Estas calificaciones pueden incluir un portafolio, referencias de clientes anteriores y antecedentes educativos. El tercer y último componente de una RFP o RFI ganadora es el resumen. Los candidatos fuertes vuelven a exponer sus posiciones y calificaciones brevemente y son firmes en pedir el negocio.

Un contrato de servicio de RFI o RFP ganador debe ser completo, exhaustivo y conciso. Cada propuesta debe ser revisada dos y tres veces por la gramática, la ortografía y el formato consistente. Los apéndices y anexos pueden ser incluidos con los títulos apropiados. Algunos apéndices a incluir son cartas de referencia de clientes anteriores, resultados de encuestas e investigaciones, bibliografías, gráficos e ilustraciones visuales. Sólo la información que soporta las necesidades del cliente y la propuesta debe ser incluida.