Cómo confirmar una cita

Entre la vorágine de los clientes, reuniones, correos electrónicos, trabajos de recursos humanos, plazos, solicitudes, almuerzos y demás reuniones, una cita puede quedarse relegada al último lugar. Una buena organización evitará que sucedan esta clase de cosas; confirmar las citas ahorra tiempo y te proporciona una mejor reputación profesional. Aquí verás cómo hacerlo.

Anota la cita en tus propios registros en primer lugar. Usa una agenda de bolsillo que puedas llevar contigo todo el tiempo. Anota la hora y los nombres de los invitados. Vas a tener esta información disponible para tus registros cuando desees confirmar una fecha posterior.

Utiliza un software. Microsoft Outlook es lo que muchas empresas utilizan para confirmar las reuniones y otras citas dentro de la empresa. Se sincroniza la información con el Outlook, y se envía a todo el mundo. La cita se puede confirmar con antelación en Outlook, siempre y cuando se ponga la información correcta.

Envía mensajes de correo electrónico antes de la fecha. No hay ninguna garantía de que alguien mire su correo electrónico en un día determinado. Más bien, envía un correo electrónico varios días hábiles antes de la fecha, y es posible que obtengas una respuesta que confirme cuándo y dónde se llevará a cabo una reunión.

Mantén los números de teléfono de los asistentes a mano. Llamar a un cliente o colega algunas horas antes de la cita es una muy buena manera de confirmar su asistencia. Es el enfoque de "primera mano" y tendrás muchas posibilidades de obtener una respuesta.

Debes estar preparado para ponerte al día. Si por alguna razón la cita no se lleva a cabo como estaba previsto, envía un mensaje de cortesía pidiendo que se la reprograme.