Conciliando las cuentas por cobrar del libro mayor a un libro auxiliar

Muchos negocios ofrecen opciones de crédito para los pagos de sus clientes. Para llevar el registro de las cuentas de tus clientes, registras sus transacciones en el libro mayor en las cuentas por cobrar. Debes conciliar y registrar en tu libro principal, el mayor, el total de las cuentas por cobrar del libro auxiliar. Para conciliar tus libros, el saldo final del diario general debe ajustar con los balances acumulados de los libros auxiliares.

Antes de que envíes por correo los estados mensuales a tus clientes, debes de conciliar las cuentas por cobrar con el total del saldo de las cuentas en tu libro mayor general para revisar los errores. Desde tu libro mayor general, suma las primeras cuentas por cobrar al cargo de las ventas del mes. Resta los pagos mensuales de las cuentas y obtendrás tu total final de cuentas por cobrar. Si este total no es igual a la suma de los asientos de las cuentas por pagar de los clientes, tienes un error en tus estados.

Conciliar los asientos de las cuentas por cobrar con un asiento auxiliar involucra un proceso de cuatro pasos: calcula el saldo de todas las cuentas por cobrar en el libro auxiliar; suma los saldos de cada cuenta auxiliar; compara este total con el saldo del libro general; encuentra las diferencias en los totales y corrígelos.

Puedes empezar desde el asiento de la cuenta auxiliar donde se pueda distinguir una diferencia o una corrección. Después revisa tu diario de recibos y de ventas. Puede ser que hayas olvidado registrar las transacciones. Un cliente te puede decir que existe un error en la factura. Si hay una queja, cambia el saldo y realiza una anotación en su expediente en la cuenta auxiliar para evitar un problema. Esto te da tiempo para encontrar el error, si existe. Dependiendo de la discrepancia que encuentres, comenta la situación con el cliente.

Para tener una administración efectiva, es de gran ayuda el mantener el mismo formato y contenido para documentar las conciliaciones contables en todas las ubicaciones dentro de las unidades de negocio y a nivel corporativo. Un encabezado con el número de referencia de la cuenta identifica al negocio y su ubicación. En el formulario incluye el nombre del dueño de la cuenta, el correo electrónico y el número de teléfono con una descripción del propósito de la misma. La cuenta puede tener información sensible sobre impuestos o corresponder a cuentas del balance general ligadas para conocimiento del departamento. También, una nota de efectivo, de débito, un cheque y otros tipos de entradas y la cantidad normal de actividad.