¿Qué es la codificación en términos contables?

Antes de saber qué es la codificación en términos contables, primero se debe saber que la codificación en contabilidad, es el proceso de asignar números o letras a los datos, para crear una base de datos de búsqueda rápida.

Sabemos que pueden existir infinidad de combinaciones entre letras y números al momento de estructurar un plan de cuentas. Estos facilitarán todo el trabajo viéndolo desde variados puntos de vista.

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Los códigos de contabilidad no son universales, ya que cada contador, firma de contabilidad, institución o empresa. Puede crear su propio sistema de codificación en contabilidad. Siempre adecuando éste a sus propias necesidades organizacionales.

Todo sistema que amerita de una codificación, debe tener algunas características que le den la fuerza para que éste sea elegido por la empresa dentro de su marco laboral.

Algunos tipos de codificación son bastante simples mientras que otros requieren de un manual para su interpretación. Por eso, a continuación podrás conocer más a fondo los diferentes tipos de código.

El código mnemotécnico o nemotécnico en contabilidad utiliza letras abreviadas para decir una palabra completa. Por ejemplo: ACCT es una forma abreviada de la palabra en Inglés Account que quiere decir cuenta. Otro ejemplo podría ser: DT que es en inglés la abreviatura de Date que significa fecha.

Este sencillo sistema, mejora de forma considerable la capacidad de memorizar números y datos de una forma superior a cualquier método convencional.

También llamado "código serial", es un código utilizado en diferentes trabajos de contabilidad. Este, emplea números en orden consecutivo como método de organización. Como su nombre lo indica emplea una secuencia para mantener el orden de diferentes archivos.

En un libro mayor de contabilidad. Un código secuencial puede organizarse por página incluyendo en orden numérico cada entrada o salida del mismo. Por ejemplo, cada cambio se enumera: 00, 01, 02, 03 y así sucesivamente.

Similar al Sistema Decimal Dewey de una biblioteca, los códigos jerárquicos tienen la característica de que un contador puede expandirlos de forma infinita de ser necesario. Todo de una forma estructurada y lógica.

Por ejemplo, si un contador quería crear una sección principal en su sistema de contabilidad, podría diseñar un número por cada sección como por ejemplo: 808 Activos y 809 Responsabilidades.

Luego si quería crear subsecciones, podría hacerlo utilizando un decimal de la siguiente manera: 808.01 Activos financieros, creando así una subcategoría dentro de una principal.

El contador podría continuar agregando subsecciones cada vez que lo necesite, como por ejemplo: 808.01.001 Activos financieros para 2001-2002. Mostrando así el por qué se define como un sistema infinito.

En contabilidad, el código en bloque hace referencia a los números que un individuo podría asignar a diferentes términos de contabilidad generales dentro del libro contable.

Por ejemplo: Si un bloque de código dice 5000: Activos fijos, 6000: Acciones, el bloque 5000 es exclusivamente para todo lo que tenga que ver con activos fijos.

Debido a que los bloques de códigos de activos están 1000 números aparte del bloque de acciones, un individuo podría agregar 1000 códigos de subbloques o subcategorías dentro de dicho bloque.

Un código de facetas en contabilidad, es una serie de números o facetas agrupadas que representan diferentes títulos que un contador puede utilizar.

Si un contador está llevando los libros para un establecimiento de ventas, por ejemplo, puede señalar que la Faceta 1, o grupo 1, representa los diferentes departamentos dentro de la tienda. La Faceta 2 representa los diferentes tipos de costos en los que podría incurrir la tienda y la Faceta 3 contiene las subcategorías de la Faceta 2.

Dentro de cada faceta hay un código secuencial que representa un artículo diferente. En el ejemplo, la Faceta 1 podría tener los siguientes campos: 00 Ventas en línea, 01 Ventas en la tienda y 02 Ganancias.

La Faceta 2 podría incluir los siguientes campos: 00 Costos de comercialización, 01 Artículos de oficina y 02 Gastos de mano de obra y así sucesivamente.

No importa en qué campo de la contabilidad te especialices. La aplicación de los distintos métodos de codificación contable, se han convertido en una herramienta eficaz al momento de organizar una gran cantidad de datos e información dentro de una compañía.

Otra ventaja importante, es que dichas estrategias contables. Pueden ser aplicadas en documentos escritos a mano o en forma digital.

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Es por esta razón que millones de empresas adoptan su propio método de codificación en busca de una mayor eficacia, rapidez y optimización de las tareas referentes al área contable.