Cómo calculo las cuentas por cobrar en el análisis DSO

Si tienes una empresa y quieres saber cómo está funcionando lo relacionado con las cuentas pendientes de pago que mantienen tus clientes particulares o corporativos con tu compañía, el mejor método es aplicar el cálculo de las cuentas por cobrar a través del indicador DSO (Days Sales Outstanding).

Este indicador nos dirá de manera clara y sencilla, cuánto tiempo tardan las facturas por ventas a crédito en hacerse efectivas. De hecho, el indicador Days Sales Outstanding (DSO) es tanto un estimado del período promedio de cobranza como de la eficiencia o ineficiencia de los responsables de hacer que los clientes paguen las compras a crédito.

El Days Sales Outstanding se usa para facilitar el análisis financiero y detectar fallas que se pueden corregir en el sistema de ventas y cobros de un negocio.

El cálculo de las cuentas por cobrar, o mejor dicho, del tiempo que la empresa tarda en cobrarlas, es útil y necesario por razones muy simples.

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Frecuentemente, las pequeñas y medianas empresas venden a crédito una buena parte de su producción, o incluso toda ella, a los clientes o cadenas intermediarias distribuidoras.

A diferencia de las ventas en efectivo, el dinero esperado por una venta a crédito no ingresa de inmediato a las arcas de la empresa, sino que se debe esperar un período de tiempo que generalmente se establece a través de un acuerdo con el cliente, que a su vez requiere de este plazo para obtener los recursos para honrar sus compromisos.

El uso del crédito es considerado un recurso ventajoso para ambas partes, pues tu aseguras una venta mientras que el cliente disfruta de un plazo suficiente para poder pagarlo.

Sin embargo, las ventas a crédito tienen sus riesgos y deben manejarse con mucho cuidado para asegurar que serán pagadas puntualmente.

Además, el problema no solo puede ser a nivel de un cliente que se retrasa en los pagos, sino también en la propia empresa que debido a un manejo inadecuado de sus cuentas de cobranza se hace lenta e ineficiente a la hora de hacer que los clientes honren sus pagos en el plazo acordado.

Para evitar esta última situación, se han creado muchas formas de darle seguimiento a las ventas a crédito. Una de ellas es precisamente el análisis de los índices financieros relacionados con el proceso de ventas, como es el caso del período promedio de cobro.

Por lo tanto, es importante que sepas calcular correctamente el período de cobranza de las cuentas por cobrar en tu empresa. Esto te ayudará a detectar problemas y a tener un control sobre la tardanza en el pago de tus ventas.

Si el período de ventas pendientes por cobrar comienza a aumentar, a la empresa le tomará cada vez más tiempo recuperar sus cuentas pendientes de cobro.

Esto puede ser señal de que se está realizando una deficiente o nula administración de cobranza y que el sistema de ventas a crédito está aplicando condiciones con el cliente que son ineficaces, poco realistas y perjudiciales para la empresa, por lo que deben ser revisados y corregidos de inmediato.

Uno de los problemas inmediatos de un aumento en el período de ventas pendientes de cobro es que en la contabilidad de la empresa afectada puede comenzar a registrarse una creciente cantidad de ingresos de baja calidad, es decir, que en teoría se registran ventas pero el dinero de las mismas no está entrando en la práctica.

Ahora vamos a repasar cómo calcular el período

1) Consigue el valor de las ventas del estado de ingresos para el período de interés.

2) Consigue el valor inicial y final de las cuentas por cobrar de la hoja de balance y toma el estimado promedio para las cuentas por cobrar.

3) Suma el estimado inicial con el final y divídelo entre dos para obtener las cuentas promedio por cobrar para tener una mayor exactitud.

4) Calcula el período de ventas pendientes de cobro dividiendo las cuentas pendientes de las ventas y multiplicando por el número de días del período de interés.

Alternativamente, puedes estimar las cuentas pendientes multiplicando el período de ventas pendientes de cobro por las ventas y dividiendo por los días del período.

Un método muy usado consiste en dividir el promedio del saldo de las cuentas por cobrar entre el promedio de las ventas a crédito por día.

Otro método consiste en dividir el número de días del año entre el índice de rotación de cuentas por cobrar.

Ambos métodos dan los mismos resultados. Las compañías pueden elegir el método que les parezca más fácil. Vamos a revisar el primero y verás que es muy sencillo:

1) Toma el promedio del saldo de las cuentas por cobrar y el promedio de las ventas a crédito por día. Usa estos datos en la siguiente fórmula:

(Promedio del saldo de las cuentas por cobrar) / (promedio de las ventas a crédito por día) = (Período de cobranza de las cuentas por cobrar).

2) Siguiendo este ejemplo podemos suponer que tu empresa tiene ventas a crédito sin cobrar que alcanzan los 680.000 dólares (US$ 680.000) y el promedio de ventas a crédito por día de 40.000 dólares (US$ 40.000).

3) Ahora calcula el promedio de las ventas a crédito por día aplicando la ecuación US$680.000 / 360 días = US$1863,01. Recuerda que en Estados Unidos y la mayoría de los países el año comercial es de 12 meses de 30 días, lo que equivale un año de 360 días.

4) Pasamos ahora a calcular el período de cobranza de las cuentas por cobrar a través de la operación US$40 000 / US$1863 = 21,47. Esto significa que el período de cobranza de las cuentas por cobrar es de 21,47 días.

En este método empieza por determinar tus ventas netas a crédito. Estas equivalen a todas las ventas a crédito menos todas las devoluciones y descuentos sobre ventas.

Como ya habíamos dicho antes, las ventas a crédito son aquellas que no se realizan de manera inmediata y con pago en efectivo o transferencia de fondos al momento de la transacción, sino que se otorga un plazo de tiempo al cliente para que pague el valor del producto o servicio adquirido.

Por su parte, las devoluciones de ventas corresponden a créditos otorgados a un cliente que devolvió o rechazó una compra.

Los descuentos sobre ventas son reducciones en el precio de venta que se le pueden dar a un cliente por un problema en la operación de compra o por haber adquirido cierto volumen de productos.

En general, las ventas netas a crédito aumentan cuando la empresa otorga una gran cantidad de crédito a sus clientes, sin importar si son buenos o malos pagadores.

1) Con los datos en mano, aplica la ecuación (Ventas a Crédito) – (Devoluciones de Ventas) – (Descuentos sobre Ventas) = (Ventas Netas a Crédito).

2) Aplicando las cifras usadas como ejemplo de tu empresa, calcula el promedio de las ventas a crédito por día. Para ello, divide las ventas netas a crédito anuales entre el número de días del año.

3) En tu caso sería US$680.000 / 360 días = US$1,888,88. Esto significa que el promedio de ventas a crédito diario de tu empresa es de US$1.888,88

Procedamos a calcular el promedio del saldo de las cuentas por cobrar. Usaremos el saldo de las cuentas por cobrar de fin de mes, para cada mes del período de medición. Estos datos debes buscarlos en el balance general de tu empresa, donde se deben registrar de manera regular.

Si tu negocio es estacional utiliza la información de 12 meses para tener en cuenta los efectos de la estacionalidad. Si tu empresa es un negocio de rápido crecimiento o en declive, debes usar un período de medición de 3 meses a lo sumo.

De esta forma se evita subestimar o sobrevalorar el promedio de las cuentas por cobrar en ambos tipos de negocio.

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4) Calcula el índice de rotación de las cuentas por cobrar. Este valor se obtiene dividiendo las ventas netas a crédito anuales entre el promedio del saldo de las cuentas por cobrar durante el mismo período de tiempo.

El valor obtenido te indicará cuántas veces se renuevan las cuentas por cobrar de tu compañía. Para entenderlo usaremos tu mismo ejemplo:

Si tienes ventas netas a crédito por el orden de los US$680.000 y un promedio del saldo en cuentas por cobrar de US$40.000, dividiremos el primer valor entre el segundo.

De esta forma la ecuación sería US$680.000 / $40.000 = 17, lo que significa que las cuentas por cobrar de tu compañía se renuevan 17 veces al año.

Las cuentas por cobrar promediadas se usan para aportar mayor exactitud al estimado. Sin embargo, también puedes usar el período de las cuentas por pagar.

La proporción del período de las cuentas por pagar puede ser un estimado aproximado si la cantidad de cuentas por pagar en períodos consecutivos es volátil y mantiene variaciones constantes debido a factores de ciclos o estacionales.