Cómo calcular períodos de cuentas por pagar

El período de cuentas por pagar es el tiempo promedio que tarda una empresa en pagar sus deudas a los proveedores y acreedores. Estas deudas pueden encontrarse en el renglón “Cuentas por Pagar” de la sección de Pasivos del Balance General de la empresa.

Allí se contabilizan como importes correspondientes a la compra de bienes o servicios por la vía de crédito, es decir, que no fueron comprados con efectivo o transferencia inmediata de fondos.

Toda compra a crédito conlleva un acuerdo entre las partes para que el pago del bien o servicio sea realizado totalmente en un tiempo determinado.

Esta flexibilidad en el tiempo de pago no es gratis, pues generalmente los bienes y servicios pagados a crédito no reciben los descuentos u ofertas de las compras de contado o en efectivo.

Además, las compras a crédito pueden ir acompañadas del recargo de intereses si son honrados los pagos en el tiempo máximo fijado entre las partes.

Otro punto a tomar en cuenta es que las ventas a crédito no suelen ser sobre el 100 por ciento del importe del bien o servicio negociado.

Incluso grandes empresas que compran a crédito bienes o servicios suelen pagar una pequeña parte del importe de la compra en efectivo.

Desde el punto de vista contable, el período de cuentas por pagar señala si la empresa tiene suficiente fuerza financiera o no para pagar sus deudas.

Según si tarde mucho o poco en pagar o pague a tiempo, se puede evaluar gran parte del estado financiero de una organización.

El período de cuentas por pagar también puede indicar si los administradores de una empresa están haciendo mal uso de los plazos de pago acordados con los acreedores.

También son indicio de que la empresa está usando su dinero para otras cosas y no prioriza el pago de deudas.

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En el manejo de la contabilidad de empresas, es importante calcular el período de cuentas por pagar ya que este es un indicador de la capacidad que tiene la organización para pagar sus facturas pendientes.

Si el período de cuentas por pagar es muy alto, indica problemas para pagar deudas o que la empresa tiene muy buenos plazos de crédito.

Por el contrario, un período de cuentas por pagar muy bajo es señal de que la organización no está aprovechando totalmente los plazos del crédito que le dieron los acreedores.

Esta última situación puede generar problemas en el flujo de caja.

En todo caso, el análisis de los resultados del cálculo de los períodos de cuentas por pagar en cualquier empresa debe tomar en cuenta el tamaño y actividad de la misma.

Lo que en un sector empresarial puede parecer un período corto quizás sea visto como muy largo en otro tipo de negocios.

Cada tipo de industria tiene diferentes formas de operar y términos para el manejo de créditos y pagos.

Por esta razón, es necesario que los analistas, inversores y quienes quieran convertirse en acreedores de una empresa entiendan bien el funcionamiento de esta.

Para tal fin, es indispensable tomar como base de estudio su plan de negocios y sus estados financieros antes de hacer el análisis y tomar decisiones.

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El primer paso es reunir suficiente información sobre los movimientos de cuentas de la empresa.

Esto puedes hacerlo a través de un informe anual o un informe que recoja los últimos estados financieros.

1. Busca el equilibrio de las cuentas por pagar y el costo de los bienes vendidos.

Para hacer esto, divide el monto de las cuentas por pagar que figuran en el informe anual entre el costo de los bienes vendidos por la empresa.

El monto de las cuentas por pagar es el importe total de las adquisiciones de la empresa colocadas en cuenta durante un período específico.

El costo de las mercancías vendidas es el saldo que aparece en el informe anual de la compañía.

Por ejemplo, la empresa tiene cuentas por pagar por un monto de US$25.000 y la cuenta de productos vendidos asciende a US$75.000.

Al dividir el monto de cuentas por pagar entre el monto de productos vendidos tendremos la siguiente operación:

US$25.000 / US$75.000 = 0,3333

2. Multiplica el resultado por el número de días del período contable. En el ejemplo que estamos usando la operación sería:

0,3333 x 365 días = 121,666

3. Redondea el resultado al número entero más próximo. Cuando se redondea, la respuesta se convierte en 122.

Esto significa que el período de las cuentas por pagar de esta empresa es de 122 días.

En pocas palabras la empresa analizada se tomó un promedio de 122 días para honrar las deudas registradas en la sección “Cuentas por Pagar” de los Pasivos del Balance General

Una segunda forma de calcular cuánto tarda una empresa en pagar las deudas es a través de la determinación del índice de rotación de cuentas por pagar.

Este índice de rotación señala cuántas veces se pagan las deudas registradas en “Cuentas por Pagar” durante un período contable, generalmente de 12 meses.

La fórmula para calcular el índice de rotación de cuentas por pagar es la siguiente:

Rotación de Cuentas por Pagar = Cuentas por Pagar / Cuentas por Pagar Promedio

Usemos un ejemplo para entender este método.

En el año 2018, la empresa “Cosedoras LTT” compró partes para el ensamblaje de máquinas de coser por un monto de US$200.000.

Al pagar, canceló en efectivo US$28.000 y pagó a crédito US$172.000.

Esto significa que en Balance General las compras pagadas a crédito aparecerán en el renglón “Cuentas por Pagar” con un registro de US$172.000.

Por su parte, en el renglón “Cuentas por Pagar Promedio” aparecerá un registro de US$28.000, correspondiente a lo que se pagó de contado.

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Con la fórmula antes indicada procedemos a calcular el índice de Rotación de Cuentas por Pagar:

Indice de Rotación = US$172.000 / US$28.000 = 6,14

Esto nos indica que la empresa “Cosedoras LTT” rota sus cuentas por cobrar 6,14 veces al año.

Sí dividimos los 365 días del año fiscal entre este índice obtenido en el cálculo anterior podremos saber el período de cuentas por pagar de la empresa.

365 / 6,14 = 59, 44. Este resultado lo redondeamos al número entero más próximo y nos da 59.

Tal resultado significa que el período de cuentas por pagar de la empresa “Cosedoras LTT” es de 59 días.

Normalmente, cuanto más sea el tiempo que le toma a una empresa para pagar a sus acreedores, más utiliza el dinero para otros fines.

Por supuesto, es importante que las empresas paguen a sus acreedores en la fecha de vencimiento suministrada.

Si una empresa tiene un período bajo de las cuentas por pagar, esto significa que la empresa no está utilizando en su totalidad el máximo lapso de tiempo que le otorgaron los acreedores.