Cómo calcular el número promedio de empleados

Ante la necesidad de la aplicación de un incentivo fiscal o la presentación de un presupuesto ante una dependencia pública se requiere algunas veces calcular el número promedio de empleados. Este cálculo del número de gente necesaria en una empresa es fundamental en la estimación de la rotación de empleados, así como para establecer la cantidad de empleados que han abandonado a la compañía.

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Como no resulta económico llevar un conteo diario de los empleados para así determinar el promedio, las empresas generalmente determinan la cantidad inicial de empleados dentro de un período y la cantidad final de empleados para ese mismo período.

Ya que no es económico contar el número de empleados diarios y encontrar el promedio, las empresas se fijan en el número de empleados iniciales y el número final de trabajadores del período para luego encontrar el número promedio de trabajadores.

Aunque para algunos esto pareciera no ser problema se deben considerar algunos puntos a tener en cuenta. Por ejemplo, es usual para algunos empresarios obtener este cálculo haciendo una sumatoria simple de los trabajadores que había hasta determinada fecha (por ejemplo diciembre) y luego una división entre 2.

Sin embargo, esta forma de calcular porcentaje del promedio de trabajadores sería errada pues hay que considerar los movimientos de estos empleados que se produjeron durante todo el año, porque en el caso de que se haya tomado un lapso de tiempo es posible que algunos trabajadores queden fuera del cómputo.

Para realizar este cálculo del número de gente necesaria en una empresa en forma correcta se debe obtener en primera instancia la rotación del personal dividiendo las bajas entre el número de empleados. De esta forma se llega a conocer la rotación que es un valor porcentual anual que permitirá determinar el promedio de empleados durante cualquier período de tiempo.

Por ejemplo, suponiendo que perdiste dos trabajadores durante todo el año y tienes una nómina de 30 empleados, esto significa que tienes una rotación de personal igual a 2 entre 30 multiplicado por 100 para calcular porcentaje, lo cual da un valor de 6,67%

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Este valor obtenido de rotación personal es importante porque resulta un indicador del rendimiento organizacional y de tus empleados. Además puede afectar la cultura organizacional y el posicionamiento de tu marca.

Claro está, hay que comprender que hay rotación de personal voluntaria así como involuntaria. En el caso de la primera la salida o renuncia del empleado puede deberse a condiciones ajenas a la salud organizacional; por ejemplo, encontró un puesto mejor, debe viajar o atender un asunto familiar, entre otros motivos que lo pudieron haber hecho tomar la decisión.

No obstante, cuando se obtiene un alto valor de rotación de personal se deben analizar las causas, independientemente de si estas son voluntarias o involuntarias, pues se ha comprobado que detrás de la rotación de personal voluntaria se encuentra una deficiente imagen de la empresa.

De hecho, cuando surge entre la masa laboral una causa justificada de posible renuncia si la imagen organizacional es sólida es probable que el trabajador valore mucho más su trabajo y no renuncie.

Por otro lado, en una rotación de personal voluntaria alta puede verse como un problema que los empleados no comparten los valores organizacionales, por lo que no trabajan a gusto y no se sienten motivados a producir.

Respecto a la rotación de personal involuntaria, esta es cuando el retiro del trabajador no obedece a razones atribuibles a su voluntad sino a la organización, quien decide prescindir de sus servicios.

Si la rotación de personal es alta e involuntaria igualmente debe analizarse porque aunque de momento puede representar una estrategia o metodología de trabajo que resulta conveniente desde el punto de vista económico o logístico, a la larga no fortalece los valores organizacionales ni ayuda al posicionamiento de la marca.

Entre las causas que podrían estar afectando la rotación de personal podría estar una mala supervisión de las labores. El personal supervisor además de estar encargado de evaluar los resultados del trabajo de los supervisados debe velar porque las condiciones laborales resulten las más apropiadas para la productividad.

Por otro lado, es posible que los resultados de la evaluación estén siendo sesgados y esto conlleve a una alta tasa de despidos. Esto podría ser solucionado mediante la elaboración de una documentación organizacional confiable, por ejemplo, un manual de normas y procedimientos o un manual descriptivo de cargos. De igual forma es conveniente contar con indicadores de desempeño.

Asimismo, ante valores altos en el cálculo del número de gente necesaria en una empresa es altamente recomendable evaluar el clima laboral, puesto que una alta rotación de personal puede ser indicador de un mal clima laboral.

La existencia de conflictos laborales, el estrés laboral o la falta de empatía en algunos empleados puede llevar a la creación de un ambiente laboral perjudicial que puede impulsar a una parte del personal a valorar la necesidad de cambiar de ambiente laboral.

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