Cómo calcular una nómina quincenal

El pago quincenal -conocido como semi-monthly system en los Estados Unidos- es uno de los métodos de pago a empleados más utilizados alrededor del mundo. A fin de cuentas, supone un máximo de 24 pagos por año; mucho menos que los que harías con un programa semanal. Además, pagar en los días 15 y 30 sirve para incentivar a tus empleados. Piensa que no es lo mismo recibir dinero una vez que dos veces en un mismo mes.

Así que si te preguntas cuál de los tipos de nómina es la mejor para tu negocio, deberías considerar esta opción.

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La quincena es un sistema de pago de sueldos y remuneraciones que ocurre los días 15 y 30 de cada mes. Estas fechas son una referencia, ya que -dependiendo de la empresa y del mes- el pago puede efectuarse el día laboral inmediatamente anterior al 15 o al 30; los primeros 5 días del mes o los siguientes 5 días al 15, etc.

La diferencia principal con el biweekly pay system -o pago cada dos semanas- es que, en el caso de la quincena, solo habrán dos pagos por mes. En cambio, como en el biweekly se realizan los pagos cada dos semanas, los meses del año con más días requerirán un esfuerzo extra del departamento de recursos humanos porque tendrán que preparar 3 nóminas en un solo mes.

La segunda distinción está en las horas de trabajo incluidas. Cuanto el pago se ordena cada dos semanas, los empleados recibirán un sueldo equivalente a 80 horas de trabajo, aproximadamente, a diferencia de la quincena que mantiene una media de 88,67 horas por período de pago.

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Esto dependerá de dos factores: el país -y su normativa laboral- y las empresas. Algunas legislaciones establecen que el pago de la quincena debe hacerse obligatoriamente el 15 y el último de cada mes, sin importar si esa fecha es o no laborable. Otros marcos jurídicos tratan de proteger al empleado obligando a las empresas a pagar el día hábil inmediatamente anterior a la fecha de pago. También hay países con regímenes laborales más flexibles que fijan un margen de tiempo a favor del empresario. En este caso, el pago puede realizarse los primeros 5 días del mes y el día 15 o la fecha hábil más cercana, ya sea anterior o posterior.

Para saber cuántas semanas tiene una quincena hay que revisar el calendario en curso, ya que el número de semanas por mes varía en cada año. No obstante -y basándonos en la media de 88,67 horas trabajadas por pago- en países con jornadas de 40 horas semanales, estaríamos hablando de 2,22 semanas por quincena.

El cálculo de quincena también queda supeditado al país y su legislación. Piensa que no es lo mismo fijar el salario por hora -como en Estados Unidos- a hacerlo por mes, como en muchos países de América Latina. Además, el cálculo de la quincena puede ser diferente dependiendo de la fecha de pago. Por ejemplo, si una empresa concede bonos por productividad, para transporte, etc., puede elegir una de las dos fechas para hacer un solo pago mensual por concepto de incentivos.

Veámoslo en un ejemplo de nómina quincenal. Si un trabajador recibe un sueldo mensual de USD $1.000 y es elegible para el pago de tres bonos mensuales de USD $100 cada uno por concepto de alimentación, transporte y productividad, sus recibos de pago especificarán lo siguiente:

• Pago del 15 de noviembre. Por concepto de sueldo quincenal: USD $500. Total pagado: USD $500.
• Pago del 30 de noviembre. Por concepto de sueldo quincenal: USD $500, bono de alimentación: USD $100, bono de productividad: USD $100, bono de transporte: USD $100. Total pagado: USD $800.

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Para calcular la quincena basándonos en un sueldo por horas necesitaremos algunos datos básicos, como el número de horas trabajadas por semana, horas extra -si las hubiese- y tarifa regular. Por ejemplo, supongamos que un empleado gana USD $16 por hora y trabaja 40 horas por semana. Del 1 al 15 de noviembre hizo 3 horas extra con un recargo del 50 % por hora. Para comenzar con el cálculo, identifica el número de días trabajados del 1 al 15, exceptuando feriados y fines de semana. Después, multiplica el número de días por las horas que tiene cada jornada laboral. Ahora, multiplica las horas por la tarifa estándar y calcula el pago de las horas extra. Detalla cada importe y súmalo todo al final.

Siguiendo con el ejemplo, estos serían nuestros datos para el cálculo:

• Días trabajados: 11
• Horas trabajadas por día: 8
• Horas extra: 3 del 1-15
• Tarifa estándar: USD $16
• Tarifa tiempo extra: USD $24

11 días x 8 horas = 88 horas

88 horas x USD $16 = USD $1.408

3 horas x USD $24 = USD $72

Total a pagar = USD $ 1.480

Recuerda deducir los permisos que pidió el empleado durante del período a pagar.