¿Cómo se calculan los impuestos del tiempo extra?

Generalmente, los empleadores pagan las horas extras en el próximo cheque de pago regular del empleado. La ley estatal puede permitir que los empleadores utilicen un sistema de pago diferente, por ejemplo la nómina aplicable para el siguiente período de pago regular en el que se ganaron las horas extras. Normalmente, el tiempo extraordinario se paga con salarios regulares de los empleados y está sujeto a los mismos impuestos que ellos. Como empleador, puedes calcular los impuestos aplicables al tiempo extra como lo haces con los salarios regulares.

Bajo la ley federal, las horas extraordinarias son las horas de trabajo que se laboran después de las 40 por semana, la ley estatal puede considerar a las horas extraordinarias como las horas de trabajo que exceden de una cierta cantidad diaria. El pago de las horas extras se hace a razón de 1,5 veces el pago regular de un empleado y se añaden al salario normal de los empleados. El pago de las horas extras que se hace en el mismo cheque que el salario regular del empleado, aumenta su salario bruto y por consecuencia su retención de impuestos.

La retención de impuestos federales de un empleado depende de la información de su forma W-4 y las tablas de retención de impuestos del IRS (siglas en inglés para Servicio de Impuestos Internos). Obtén el estado civil del empleado (línea 3) y los subsidios aplicables (línea 5), de su forma W-4. A continuación, utiliza la tabla de retención de impuestos de la Circular E del IRS para el año correspondiente y que coincida con el estado civil del empleado, los subsidios, los salarios gravables y el período de pago para calcular la retención de impuestos federales. Si el empleado tiene una deducción que califique como no gravable (tales como la Sección 125 del plan médico), resta el beneficio de su salario bruto para obtener su salario gravable.

Los impuestos FICA incluyen impuestos de Seguro Social y de Medicare, que la Ley Federal de Contribuciones de Seguros autoriza que cobre el IRS. En 2011, debes calcular el impuesto de Seguridad Social al 4,2 por ciento del salario gravable del trabajador y hasta US$106.800 para este año, y Medicare al 1,45 por ciento del total de sus ingresos gravables.

Todos los estados, excepto Nevada, Florida, Alaska, Dakota del Sur, New Hampshire, Texas, Washington, Tennessee y Wyoming requieren que los empleadores retengan impuestos estatales de los salarios de sus empleados, incluidos los ingresos por horas extraordinarias. Usa los procedimientos de retención de la agencia de ingresos del estado para calcular el impuesto sobre la renta aplicable. Muchos estados utilizan un sistema de retención comparable al del impuesto federal sobre la renta, pero requieren que utilices el certificado de exención de retenciones estatales del empleado y las tablas de retención de impuestos estatales. Algunos estados requieren la retención de un porcentaje fijo del salario gravable del trabajador, mientras que algunos gobiernos locales requieren la retención de impuestos locales sobre la renta para una ciudad o distrito escolar en particular. Aplica las recomendaciones de tu asesor de impuestos locales para retener el impuesto sobre la renta local.

En general, cuanto más gana un empleado, mayores son los impuestos que debe pagar. Si la cantidad de horas extras de los empleados es considerable y deben pagarse al mismo tiempo que sus salarios regulares, entonces puedes pagar las horas extras por separado para reducir la retención de impuestos.