Cómo calcular el nivel de producción para poder determinar el valor de inventario

El inventario de tu empresa es uno de tus activos más valiosos. La escasez de inventario puede ser extremadamente perjudicial para tu operación empresarial.

Aunque también debes saber que un excedente de inventario puede representar un costo muy elevado para tu empresa. Esa cantidad tan grande de productos almacenados conlleva riesgos y obliga a tomar acciones para protegerlos.

Puede ocurrir que tus productos se deterioren, sean robados o se hagan obsoletos si se producen cambios drásticos en la demanda. Por esta razón, tu inventario debe estar asegurado. Este seguro contra daños o pérdidas es un costo de inventario adicional.

También puede suceder que tus productos no se vendan oportunamente. Cuando esto ocurre, una forma de evitar costos de mantenimiento de inventario adicionales es la venta a precios de liquidación.

La comercialización con descuento representa una pérdida adicional. Por tanto, es necesario establecer una estrategia para gestionar tus productos en inventario.

La gerencia de inventario es un componente importante en la administración de la cadena de suministro. Tradegecko.com nos ofrece aspectos importantes de esta actividad.

Los productos inician su recorrido desde tu almacén de materia prima, fluyen por el proceso de manufactura y finalmente llegan hasta el almacén de productos terminados.

Una actividad clave es el inventario periódico, el cual, te permite mantener un registro detallado de los movimientos de tus productos. La gestión de inventario utiliza una variedad de datos que te permiten realizar el seguimiento del flujo de estos bienes.

Usualmente se incluyen números de lote, números de serie, cantidad de piezas, así como fechas de entrada y salida.

Sin embargo, la cifra más relevante asociada a tus productos es el costo de inventario. Por esta razón, te comentaremos la forma de calcular el costo efectivo o valoración de los distintos tipos de inventario.

El gran beneficio del control de inventario es la posibilidad de administrarlo para minimizar el costo de inventario total.

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Los procesos administrativos exigen el registro correcto de los costos de inventario. El costo registrado cambia dependiendo del tipo de inventario: materia prima, producto en proceso o producto terminado.

Los principios contables generalmente aceptados establecen lineamientos respecto a la forma de asignar los costos reales a tus productos. Estos registros inciden en la declaración de rentas de tu empresa.

Por esa razón debes asesorarte con un buen contador para estar seguro de manejar correctamente todos los detalles. Smallbusiness.com describe en detalle los principales costos asociados a la gestión de inventario.

Los costos de inventario de materia prima se derivan de los procesos de compra y abastecimiento que realizas. La base es el precio de adquisición, también se incluyen otros costos reales adicionales por traslado.

El inventario de productos en proceso se compone de artículos que han iniciado su transformación dentro del sistema de producción. Los productos en proceso no son unidades completas, aunque su valor es mayor que la materia prima base.

Aunque las piezas en proceso no estén terminadas acumulan parte del costo de procesamiento. Por esta razón los contadores realizan cálculos especiales para determinar el costo total asignable a las piezas terminadas.

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Usualmente la cuantificación de los costos de producción se hace para un lapso específico, o por lotes de producción.

En primer lugar, es necesario que contabilices la cantidad de unidades que efectivamente han sido terminadas. Son aquellas que pasaron desde el área de producción hasta el almacén de productos terminados.

También cuantifica el número de unidades que han llegado desde el almacén de materia prima pero que no han sido terminadas. Ellas se encuentran agrupadas o almacenadas en algún punto del proceso de producción.

Para estas piezas en proceso. El tiempo de procesamiento o el número de operaciones aplicadas a cada pieza te permite estimar el porcentaje de finalización.

La cantidad de materiales agregados y el número de horas de mano de obra aplicada representa el costo variable asignado.

Podemos suponer, a manera de ejemplo que se han terminado 30 piezas de un lote de 50 unidades. Las piezas restantes han recibido la mitad del procesamiento requerido en horas/ hombre.

Es decir, que las piezas en proceso tienen un 50% de terminación. Esto te permite asignarles un valor estimado de acuerdo con el costo de materia prima y el tiempo de producción.

Para asignar el costo real es necesario que calcules la equivalencia en unidades terminadas en el período. Para ello multiplica la cantidad de piezas en proceso o unidades del inventario en proceso por el porcentaje de terminación.

En el caso que tengas distintos lotes en proceso, cada uno con porcentaje de terminación distinto, debes multiplicar para cada lote las unidades por su porcentaje de terminación y luego sumas todos esos valores.

La cifra total obtenida corresponde a la equivalencia en unidades terminadas, debes sumar estas unidades al total de unidades terminadas.

Por ejemplo, se han terminado 80 unidades durante una semana de producción. Quedaron por terminar 60 unidades, se sabe que los tiempos de trabajo en cada operación son de 10 minutos.

Las piezas en proceso tienen distintos niveles de procesamiento. Las primeras 25 piezas requieren pasar por la operación 2 y operación 3 del proceso antes de terminarse.

Es decir, les faltarían 20 min de procesamiento de los 30 minutos de operación totales. Para calcular el porcentaje de terminación divides el tiempo de procesamiento actual entre el total requerido y multiplicas por 100.

Es decir, 10 minutos de procesamiento actual entre 30 minutos de procesamiento total y multiplicas por 100. El resultado obtenido es de 33,3% de terminación.

Para calcular la equivalencia en piezas terminadas se multiplica la cantidad de piezas por este porcentaje de terminación. Es decir, 25 unidades en proceso por 33,33% equivalen a 8,25 unidades terminadas.

Según nuestro ejemplo, el total de unidades en proceso es 60 piezas. Es decir, faltan por analizar 35 piezas. Esas piezas para ser terminadas requieren pasar por la operación 3.

Continuemos el ejemplo, faltan 10 minutos de procesamiento de un total de 30 minutos de operación por unidad. El porcentaje de terminación se calcula como 20 minutos de procesamiento actual entre 30 minutos totales por 100.

El valor obtenido es de 66,66% de terminación para las 35 piezas. Si multiplicas 35 por 66,66% encuentras que estas piezas equivalen a 23,3 piezas terminadas.

En total para el período se produjeron 80 piezas terminadas que entraron al almacén de productos terminados. Quedando en proceso 60 unidades que equivalen a 8,25 más 23,3 piezas terminadas, es decir 31,55 unidades terminadas

Para determinar cuántas unidades se produjeron se suma 80 más 31,55 unidades equivalentes terminadas. En conclusión, los recursos utilizados sirvieron para producir el equivalente a 111,55 unidades.

Para encontrar el costo real por pieza, divide los costos totales de producción entre el número total de unidades terminadas. Este valor encontrado corresponde al costo asignable a cada unidad producida.

Finalmente multiplica este costo por unidad equivalente por el número real de unidades terminadas y en proceso. De esta encontrarás el valor de los productos terminados.

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La estimación del valor del inventario de productos terminados para tu empresa de manufactura requiere de algunas cifras importantes.

Este valor será igual a la suma del monto de los productos iniciales más el costo de producción. Igualmente debes descontar el costo de los productos vendidos.

Debes verificar los registros contables del inventario de productos terminados. Las cifras finales del lapso anterior corresponden al inventario inicial para el nuevo período.

Ahora suma a ese inventario inicial todos los costos reales incurridos en el nuevo período para fabricar tus productos. Es importante que recuerdes incluir el costo de mano de obra directa y los gastos generales de fabricación.

La cifra obtenida es el inventario total para tu nuevo periodo de producción. Ahora resta el costo real de las piezas que salieron de inventario porque fueron vendidas.

A manera de ejemplo, supongamos que el inventario final de productos terminados en el mes de febrero fue de USD 50.000. Durante el mes de marzo se registró contablemente un total de USD 15.000 en gastos de producción.

De igual forma tu departamento de ventas reporta que se vendieron 500 unidades con un costo total de USD 10.000. Tu inventario de producto terminado para el mes de marzo será de USD (50.000+15.000-10.000), es decir USD 55.000.

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Una decisión importante que debes tomar como gerente en tu empresa de manufactura es ¿Cuánto producir? Si logras encontrar ese nivel óptimo de inventario te aseguras el éxito.

El exceso de inventario aumenta el costo de compra y de almacenamiento. La escasez de inventario genera desconfianza en tus clientes y pérdida de ventas.

El objetivo de la gestión del inventario es minimizar los costos totales de inventario. Respondiendo a las preguntas: ¿cuánto debemos producir? y ¿cuándo debe estar terminado?

El método clásico para resolver estas incógnitas es aplicando el modelo de cantidad económica de producción. También es llamado modelo EPQ (por sus siglas en inglés).

Para calcular la cantidad económica de producción o lote económico de producción. Utilizas una fórmula y necesitarás información sobre tus costos, tiempos de producción y demanda a cubrir.

Modelo de lote económico de producción, ejemplo

En primer lugar debes conocer la demanda anual del producto (D), es decir, cuántas unidades esperas vender en el año. Supongamos que sabes que son 10.000 unidades, según la información del departamento de ventas.

En segundo lugar requieres saber el Costo unitario de producción (s). Siguiendo el ejemplo, el dpto. De producción te informa que ese costo es de USD 100.

Calcula la tasa de demanda diaria para el producto (d). La obtienes dividiendo la Demanda anual de tu producto entre el número de días para entregar el pedido.

Por ejemplo 10.000 unidades entre 100 días para entregar el producto al cliente, la tasa diaria es 100 unidades/día. Según el ejemplo también sabes que puedes producir 200 unidades/día, esta es la tasa de producción diaria.

Contabilidad te informa que el costo de mantenimiento por unidad producida en el año (h) es de USD 0,50. Este costo corresponde a gastos en seguros contra robos o daños, personal y cualquier otro gasto para resguardar el inventario.

La fórmula para calcular el lote económico (EPQ) es igual a raíz cuadrada de (2Ds/[h*(1-d/p)]).

En otras palabras, calcula el EPQ multiplicando dos veces la demanda anual por el costo de producción unitario.

Luego divides este resultado entre el costo de mantenimiento por unidad multiplicado por la capacidad de producción. Esta capacidad se calcula como 1 menos la demanda diaria dividida entre la producción diaria.

A este resultado le extraes la raíz cuadrada. Sustituyendo los valores que te mencione en párrafos anteriores.

Multiplica D*s por 2, en el ejemplo= 10.000 unid/año x 100 USD/unid * 2, lo que equivale a 2.000.000 USD-unid/año.

Calcula 1 menos “d” dividido entre “p”, es decir, 1 - 100 / 200, lo que equivale a (1 - 0,50). El resultado en esta parte de la operación será 0,5.

Multiplica h por la respuesta anterior. Por ejemplo, 0,50 * 0,50 es igual a 0,250 USD/unid.

Divide el costo anual calculado anteriormente entre este último resultado. En este ejemplo 2.000.000 USD-unid/año / 0,250 USD/unid. El resultado será igual a 8.000.000. unid2.

Calcula la raíz cuadrada de la respuesta previa. La raíz cuadrada de 8.000.000 es 2.828,43 unidades. Es decir se deben fabricar 2.829 unidades para minimizar el costo de inventario, ésta es la cantidad de producción económica.

Ten en cuenta que el modelo EPQ asume que estás fabricando un solo producto, manteniendo una tasa de demanda constante y costos fijos.