Cómo calcular los gastos de administración

Un gasto de administración también llamados gastos generales, en el campo empresarial, son los desembolsos o egresos de dinero que la compañía debe llevar a cabo para operar, los cuales, no están vinculados al giro o actividad principal del negocio a diferencia de partidas como la compra de un insumo, compra de inventarios, así como los costos de la mano de obra directa. Éstos no se consideran gastos de administración por el contrario corresponden a costos directos.

No debemos desestimar la importancia que revisten los gastos administrativos, pues son muy necesarios para el normal desenvolvimiento de las actividades de la empresa.

Como su nombre lo sugiere, los gastos de administración se asocian a erogaciones necesarias para la gestión del negocio siempre que no estén vinculados a las actividades específicas como la producción o las ventas. Más se asocian a la gestión de la organización como un todo, en lugar que una función específica.

Revisemos en ésta entrega la definición de gastos administrativos y generales, sus ejemplos y forma de calcularlos o estimarlos.

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Debemos concebir como gasto administrativo a toda erogación vinculada a la gestión general de una organización, mas no a actividades específicas como la producción, las ventas o la financiación.

Enciclopediafinanciera.com describe a los gastos administrativos como aquellos vinculados a la supervisión y gestión en general como los gastos de oficina, de mensajería, de servicios, entre otros.

Para algunos de nosotros puede ser un tanto confuso disgregar entre un costo y un gasto administrativo. Los gastos generales y administrativos no se corresponden con costes económicos propios de la generación del producto o servicio que la compañía presta. Así por ejemplo, en una lavandería la compra de detergente es un costo, no obstante, la compra de productos para el aseo del local es un gasto general.

De acuerdo con Investopedia.com los gastos administrativos son llamados generales pues “no están directamente relacionados con una función específica, como la fabricación, la producción o las ventas.” Un criterio para reconocerlos es el hecho de que se vinculan a la organización como un todo más que a una función específica.

Encontramos los gastos administrativos en la estructura o ecuación del estado de resultados por debajo del costo de los bienes vendidos, ya sea como un total o agregado de los gastos generales y de ventas o con cierto nivel de detalle de las partidas más representativas.

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Bajo el criterio según el cual un gasto administrativo o general es aquel que se vincula a la gestión de la empresa como un todo más que a una función o área específica, podemos distinguir como ejemplos de gastos administrativos y generales los siguientes:

• Sueldos de altos directivos
• Costo de servicios generales
• Honorarios del contador o del administrador
• Gastos Legales
• Gastos de papelería
• Consumibles de oficina
• Mantenimiento de instalaciones y mobiliario
• Consumibles de limpieza
• Impuestos municipales
• Telefonía e internet
• Alquileres
• Gastos de correspondencia y mensajería
• Viáticos
• Publicidad
• Seguros
• Depreciaciones de mobiliario y equipos de oficina
• Contribuciones

Una empresa que opere bajo fuertes controles de centralización tiende a generar más gastos administrativos que aquellas con estructuras descentralizadas por cuanto uno u otro estilo de gestión demandarán más trámites y personal.

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Los gastos administrativos en su gran mayoría son fijos, ocurrirán de manera independiente al nivel de ventas que la empresa obtenga. Se dice que los gastos generales son base para la gestión de la empresa, su omisión por uno o varios períodos puede poner en riesgo las operaciones de la compañía y son difíciles de reducir. Aunque son los primeros por los cuales la gerencia opta a la hora de minimizar gastos bajo el pensamiento de que no influyen sobre el nivel de producción o ventas.

Un criterio idóneo para distinguir un gasto administrativo o general es meditar sobre su naturaleza, sabiendo que están desvinculados del giro operativo del negocio, según accountingtools.com en ellos se incurrirá “incluso en ausencia de ventas o actividades de venta.”

Con base en la naturaleza fija de los gastos administrativos y generales puedes emitir un presupuesto de gastos o calcular los gastos para un nuevo período con base en históricos de años anteriores o promedios de empresas del sector.

Para ello lista cada una de las partidas que representan los gastos administrativos con sus respectivos montos y calcula cuanto representa cada una de ellas en porcentaje respecto a los ingresos por ventas. Obtendrás el detalle de cada partida de gastos en términos porcentuales.

Si determinas por ejemplo, que una partida de “mantenimiento de instalaciones” representa un 2% del total de los ingresos, podrás conocer el estimado de gastos por mantenimiento aplicando ese porcentaje al pronóstico ingresos por ventas. Cálculo que repetirás para cada una de las partidas de gastos generales del estado de resultados.