Cómo calcular costes de impresión

Calcular los costes de impresión exactos es algo complicado, pero importante si realmente quieres tener una idea de tus gastos. Quizás encuentres, especialmente si necesitas muchas copias del mismo documento, que es significativamente menos costoso hacer la impresión fuera. Empieza haciendo algunas cuentas.

Calcula cuánto cuesta tu papel por página. Mira tu recibo para el papel que compraste (asegúrate de incluir el impuesto) y divídelo entre el número de páginas del paquete. Si tu papel fotográfico satinado premium cuesta 12 dólares y hay 25 hojas en un paquete, tu coste por hoja es de 0,48 dólares (12 dividido entre 25).

Calcula tu coste de tinta por página. Es el cálculo más difícil de todos, y sólo es preciso si puedes realizar una prueba controlada (descrita en el siguiente paso, abajo). Los fabricantes de cartuchos de tinta clasifican sus cartuchos en términos de número de páginas que puedes imprimir según una cierta cobertura de tinta. Por ejemplo, si el fabricante clasificó su cartucho de tinta negra en 50 páginas al 100% de cobertura, ésto significa que podrías imprimir 50 páginas por cartucho y que cada una estaría totalmente cubierta de tinta negra. La realidad, sin embargo, es que las páginas de texto suelen tener sólo un 10% de cobertura: el resto es espacio en blanco. Eso significa que tu cartucho de tinta negra podría imprimir 500 páginas de texto antes de tener que reemplazarlo (50 veces 10). De modo que si vas a imprimir páginas de texto y tu cartucho de tinta negra cuesta 20 dólares e imprimirá 500 páginas antes de agotarse, tu coste de tinta es de 0,04 dólares por página (20 dividido entre 500). Por tanto, tu coste por página de papel y tinta es de 0,52 dólares. Este cálculo se complica mucho más si empiezas a añadir cartuchos de color.

Haz una prueba controlada. Si vas a hacer muchas copias de un archivo del mismo color, compra un juego nuevo de cartuchos para tu impresora e instálalos. Sigue la pista de cuántas copias puedes imprimir antes de que tus cartuchos tengan que ser reemplazados. Por ejemplo, tus cartuchos de tinta cuestan 100 dólares y puedes imprimir 100 copias de un archivo de color con un 50% de cobertura. Tu coste es de 1 dólar por página (100 dividido entre 100). Puedes estimar entonces que si tu archivo de color tuviera un 25% de cobertura, conseguirías 200 copias y por un 75% conseguirías 50.

Recuerda tener en cuenta la paleta de color de tu archivo. Si has hecho una prueba controlada como la descrita arriba, todo lo que sabes con claridad es cuántas copias puedes hacer de tu archivo antes de tener que cambiar los cartuchos. La mayoría de archivos tienen paletas de colores individuales. Por ejemplo, si usas mucho azul, tu cartucho de cian se agotará antes que el de amarillo. Si usas mucho verde, tus cartuchos de cian y de amarillo se agotarán antes que el de magenta. Es difícil (si no imposible) predecir exactamente cuántas páginas conseguirás de un juego de cartuchos de tinta a menos que hagas una prueba para cada archivo que planees imprimir. Esto es por lo que la mayoría de diseñadores usan una regla que dice que una página de color al 50% de cobertura usa 1 dólar de tinta. Esto significa que si tienes muchas fotos en una página (más del 50% de cobertura), puedes estar usando de 1,25 a 1,75 dólares por página.

Calcula tu coste por página para tu impresora. La mayoría son clasificadas según el número de páginas que imprimen antes de necesitar ser reemplazadas. Para las impresoras de inyección de tinta domésticas, suele ser de 20.000 a 30.000 hojas. Si tu impresora está clasificada para 25.000 hojas, por ejemplo, y te costó 250 dólares, el coste de impresión por página es de 0,01 dólares.

Junta tus costes directos: el del papel por página, la tinta por página y la impresora por página. La suma será el coste de los materiales para cada página que imprimas.

Añade tus costes indirectos si quieres ser muy preciso sobre la determinación de tus costes de impresión. Aunque no recomiendo necesariamente calcular los costes hasta este punto, si llevas un negocio puede ser útil. Tu impresora usa electricidad para funcionar, y tienes que pagar por ella. También lo hace tu computadora, que manda comandos a tu impresora. Puedes comprobar la tarifa eléctrica de tu impresora y tu computadora según el uso total de tu factura de electricidad, dividir primero el uso total por sus tarifas y después el resultado por el número de páginas que vas a imprimir. De forma similar, si alquilas tu espacio de trabajo, tu impresora tiene una huella en el espacio, por tanto puedes calcular cuánto cuesta al mes usar tu impresora en ese espacio. Por ejemplo, si tu oficina tiene 500 pies cuadrados (46,4 m2) a 1.000 dólares al mes, estás pagando 2 dólares por pie cuadrado (0,09 m2) al mes. Si tu impresora ocupa 2 pies cuadrados (0,18 m2), te cuesta 4 dólares al mes tenerla disponible. Y si imprimes 200 páginas al mes, te cuesta 0,02 dólares por página de alquiler.