Cómo usar una máquina registradora eléctrica paso a paso

En el mundo del comercio, las cajas registradoras desempeñan un papel crucial al permitir a los negocios llevar un registro preciso de las transacciones y mantener un control financiero efectivo. Aunque en la actualidad los sistemas de punto de venta (TPV por sus siglas en inglés) han tomado protagonismo, las cajas registradoras tradicionales siguen siendo una herramienta fundamental en diversos establecimientos de venta al público, como tiendas, restaurantes y más. En este artículo, podrás aprender cómo usar una caja registradora para optimizar tus operaciones y asegurar un flujo de efectivo eficiente en tu trabajo o negocio. Sigue leyendo y CUIDA TU DINERO.

La caja registradora fue inventada en 1879 por el norteamericano James Ritty y, desde su versión mecánica original hasta nuestros días, ha experimentado una transformación significativa. Aunque los sistemas modernos de punto de venta han ganado terreno, muchas empresas todavía prefieren utilizar las cajas registradoras debido a su probada simplicidad y eficacia.

Estas máquinas no solo se encargan de cálculos como descuentos e impuestos, sino que también desempeñan un papel crucial al registrar ventas, emitir facturas detalladas y generar informes financieros. Su versatilidad y su capacidad para cumplir con múltiples funciones hacen que las cajas registradoras sigan siendo una herramienta invaluable en muchos negocios y entornos comerciales.

Desde sus inicios mecánicos hasta las avanzadas opciones electrónicas y de punto de venta, las cajas registradoras han tomado diversas formas. Aquí te detallamos algunos de los tipos de cajas registradoras más comunes:

• ‌Caja registradora mecánica.‌ Estas son las cajas registradoras originales, provenientes de los tiempos donde la tecnología digital no existía. Se reconocen por sus teclas grandes y sonidos altos característicos al registrar una venta. Debido a su naturaleza manual y capacidad limitada para gestionar grandes volúmenes de transacciones, hoy en día son muy poco comunes, aunque todavía pueden llegar a verse en algunos establecimientos con un enfoque nostálgico o ‌vintage‌.
• ‌Caja registradora electrónica.‌ Este tipo de cajas representaron un gran salto en la tecnología de ventas. Las cajas electrónicas están equipadas con una pantalla que muestra los detalles de cada transacción, un teclado numérico para ingresar datos y, en muchos modelos, la capacidad de conectarse a sistemas de punto de venta. Además, estas cajas permiten una mayor precisión en las transacciones y proporcionan una interfaz más amigable e intuitiva tanto para el cajero como para el cliente.
• ‌POS o Punto de Venta.‌ Estos sistemas son lo último en cuanto a tecnología en cajas registradoras. No solo se limitan a registrar ventas, sino que integran ‌hardware‌ y ‌software‌ para administrar otras áreas del negocio, como inventarios, programas de lealtad y análisis de ventas. Están equipadas con pantallas táctiles intuitivas y se conectan a sistemas de pago electrónicos, permitiendo transacciones más rápidas y seguras. Este tipo de cajas registradoras se encuentran en la mayoría de los negocios modernos debido a su multifuncionalidad y adaptabilidad a las necesidades cambiantes del mercado.

Cómo usar una caja registradora dependerá del tipo que tengas en tu trabajo o negocio. Y es que, dejando a un lado el año, que es un factor importante, las máquinas registradoras se diferencian unas de otras por el modelo, la marca e incluso la localidad en donde operan. Recuerda que las leyes de imposición fiscal son distintas en cada país y podrían exigir a los fabricantes la incorporación de ciertas opciones en la máquina registradora para cumplir con la normativa aplicable, como el cálculo de distintos porcentajes del Impuesto al Valor Agregado (IVA, ISVA, IGV, etc.), el desglose de la compra por artículos, entre otros.

Además, algunas cajas registradoras son muy simples y solo cuentan con opciones básicas, como el registro de ventas y el cierre diario, mientras que otras incorporan todo un abanico de herramientas que le permiten al comerciante analizar sus ventas mensuales, sumar el total de las ventas del mes y mucho más. Estos cálculos son posibles porque los modelos más recientes incluyen ciertas mejoras, como una memoria de almacenamiento que puede registrar los movimientos durante cinco a diez años, dependiendo del fabricante.

¿No sabes cómo usar la caja registradora? A continuación te presentamos una guía general para sacar el máximo provecho de esta herramienta. Solo toma en cuenta que los pasos para usar una caja registradora pueden variar según el modelo y la marca.

Antes de empezar, asegúrate de que la caja esté conectada a una toma corriente segura. Toma en cuenta que muchos modelos se encienden automáticamente, pero otros requieren un encendido manual, ya sea con un botón de encendido o presionando la tecla “CAJERO”.

El rollo de papel es esencial para imprimir recibos. Abre el compartimiento indicado, coloca el rollo de papel de impresión, y asegúrate de que la parte inferior del papel salga primero. Cierra la tapa. Revisa que el papel se mueva adecuadamente cuando imprimas un recibo.

Muchas cajas registradoras usan una impresora de recibos con tinta térmica; es decir, no necesitan tinta. Pero algunos modelos operan con cintas de tinta parecidas a las de un ‌fax‌. Así que, si tu máquina utiliza cintas de tinta, verifica que haya suficientes.

El teclado numérico es de suma importancia en las cajas registradoras, la cuales cuentan con tres tipos de teclados:

• teclado numérico para ingresar los montos, sumas, etc.;
• teclado QWERTY para personalizar las facturas y recibos;
• teclado de categorías que agrupa el inventario o los servicios.

Estudia las teclas y sus distintas combinaciones con el manual de la caja registradora o pregúntale a la empresa que realiza el mantenimiento de tu máquina si ofrecen tutoriales de uso.

Una vez que conozcas a fondo la máquina registradora, ¡estás listo para registrar las ventas! Si bien cada modelo es diferente, la mayoría de las cajas registradoras funcionan de la siguiente forma:

1. Al vender un producto, ingresa el número de artículos usando el teclado numérico.
2. Si tienes un lector de código de barras, simplemente escanea el producto.
3. Presiona la tecla del departamento correspondiente o ingresa el número de identificación del producto (PLU).
4. Si no hay más productos, registra el método de pago.
5. Caso contrario, presiona “SUBTOTAL” y regresa al paso 1 para seguir con el ingreso de los productos.

Las cajas registradoras cuentan con distintos métodos de pago:

• ‌Efectivo‌. Introduce la cantidad de dinero que el cliente te da y la caja calculará el cambio.
• ‌Tarjeta de crédito o débito‌. Pasa la tarjeta o usa el TPV; asegúrate de verificar el código de seguridad.
• ‌Tarjeta de regalo‌. Igual que con las tarjetas de crédito.

Los sistemas más avanzados permiten enviar el comprobante al cliente a través de su dirección de correo electrónico en lugar de imprimir el ‌ticket‌.

La mayoría de los negocios hacen un corte de caja al final del día, que no es otra cosa que sumar las ventas del día y verificar que coinciden con el efectivo y los recibos del punto de venta que están en la gaveta. Puedes facilitar el cierre con la impresión de un reporte que detalle todas las operaciones del día por categorías y montos totales. Para hacerlo, sigue los siguientes pasos:

1. Presiona “CAJERO” para ingresar al menú.
2. Con ayuda de las flechas de navegación, escoge el método “MODO Z” y haz clic en “TOTAL/EFECT” o “ENTER”.
3. Selecciona la opción “IMPRIMIR REPORTE DIARIO” o similar.
4. Introduce la clave de la máquina registradora. Este es un PIN de 4 o 5 números que, usualmente, es “0000” o “00000”. Sin embargo, los programadores pueden asignarte una clave personalizada.
5. Haz clic en “TOTAL/EFECT” y ¡listo! La máquina comenzará a imprimir el reporte.

Toma en cuenta que estos pasos pueden cambiar dependiendo del modelo de la máquina. Asegúrate de leer el manual antes de comenzar a usarla.

Si necesitas cancelar una transacción, busca la opción correspondiente en la caja registradora. Generalmente, esta función se encuentra en el menú y te permitirá anular la última transacción o eliminar productos del registro.

Como pudiste ver, las cajas registradoras siguen siendo una pieza esencial en el mundo del comercio. A pesar de los avances tecnológicos, estas herramientas siguen siendo una elección popular debido a su confiabilidad y funcionalidad. Aprender cómo usar una caja registradora de manera efectiva te permitirá optimizar tus operaciones diarias, ofrecer un servicio eficiente y mantener un control financiero preciso. Ya sea en una tienda de ropa, un restaurante o cualquier otro negocio, una caja registradora bien utilizada es una aliada invaluable para el éxito comercial. ¡CUIDA TU DINERO!