Cómo hacer asientos de ajuste

Los asientos de ajuste son entradas que se registran al final de un período contable para ajustar las cuentas de ingresos y gastos con el fin de que cumplan con el concepto de contabilidad devengado. Su propósito principal es hacer coincidir los ingresos y gastos con los períodos contables apropiados.

Las transacciones que se registran utilizando asientos de ajuste no son espontáneas, sino que se extienden durante un período de tiempo, y no todas las entradas registradas al final de un período contable son entradas de ajuste. Por ejemplo, una entrada para registrar una compra el último día de un período no es un asiento de ajuste. Por otro lado, un asiento de ajuste siempre implica una cuenta de ingresos o gastos.

Cuando se registran las transacciones de un mes, por ejemplo, se registran en tiempo real. Si estás utilizando un sistema de contabilidad de acumulación, esto significa que el dinero no necesariamente cambió de manos en ese momento.

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El propósito de los asientos de ajuste es mostrar cuándo el dinero cambió de manos y convertir esas entradas en tiempo real en entradas que reflejen su sistema contable de acumulación.

Un asiento de ajuste se puede usar para cualquier tipo de transacción contable, y estos son algunos de los más comunes:

• Para registrar la depreciación y amortización del período.
• Para registrar una provisión para cuentas incobrables.
• Para registrar una reserva de inventario obsoleto.
• Para registrar una reserva de devoluciones de ventas.
• Para registrar el deterioro de un activo.
• Para registrar una obligación de retiro de activos.
• Para registrar una reserva de garantía.
• Para registrar cualquier ingreso acumulado.
• Para registrar los ingresos facturados anteriormente pero no ganados como un pasivo
• Para registrar cualquier gasto acumulado.
• Para registrar cualquier gasto previamente pagado pero no utilizado como gastos prepagos.
• Para ajustar los saldos de efectivo para cualquier partida de conciliación anotada en la conciliación bancaria.

Cada mes, los contadores realizan asientos de ajuste antes de publicar la versión final de los estados financieros mensuales. A continuación, te voy a presentar los asientos de ajuste más comunes, aunque las empresas pueden tener otros, como las asignaciones para cuentas de cobro dudoso, por ejemplo.

• Acumulaciones. Para registrar un ingreso o gasto que aún no se ha registrado a través de una transacción contable estándar.

• Aplazamientos. Para diferir un ingreso o gasto que se ha registrado, pero que aún no se ha ganado o utilizado.

• Estimados. Para estimar el monto de una reserva, como la reserva para cuentas incobrables o la reserva de obsolescencia de inventario.

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Cuando se registra un registro devengado, diferido o estimado, generalmente afecta a una cuenta de activo o pasivo. Por ejemplo, si acumulas un gasto, esto también aumenta una cuenta de pasivo. O, si difieres el reconocimiento de ingresos a un período posterior, esto también aumenta una cuenta de pasivo. Por lo tanto, los asientos de ajuste afectan el balance general, no solo el estado de resultados.

Dado que el ajuste de entradas con tanta frecuencia implica acumulaciones y aplazamientos, es habitual configurar estas entradas como entradas reversas. Esto significa que el sistema informático crea automáticamente un asiento de diario exactamente opuesto al comienzo del siguiente período contable, y al hacerlo, el efecto de un asiento de ajuste se elimina cuando se ve durante dos períodos contables.

Anotar asientos de ajuste es bastante simple. Estos son los tres pasos principales para registrar uno:

• Determinar el saldo de la cuenta corriente.
• Determinar el saldo actual.
• Hacer la entrada de ajuste de registro.

Estos ajustes se realizan en diarios y se transfieren a los libros de contabilidad y a la hoja de cálculo contable en el siguiente paso del ciclo contable.

Prepara los asientos de ajuste como lo harías con cualquier entrada en la contabilidad de acumulación: debita una cuenta y acredita otra cuenta. Algunas cuentas se incrementan por débitos, mientras que otras se incrementan por créditos.

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Los asientos de ajuste tratan principalmente de ingresos y gastos. Cuando necesites aumentar una cuenta de ingresos, acredítala, y cuando necesites disminuir una cuenta de ingresos, debítala. Opuestamente, debita una cuenta de gastos para aumentarla y acredita una cuenta de gastos para disminuirla.

Imagina que hay una compañía llamada XYZ Company que obtuvo un préstamo de un banco el 1 de diciembre de 2018. El primer pago de intereses se realizará el 30 de junio de 2019, y la compañía está preparando sus estados financieros para el año que termina el 31 de diciembre de 2018.

Aunque el pago de intereses se realizará el 30 de junio del año siguiente, para informar adecuadamente el estado financiero de la empresa, esta debe acumular el gasto por intereses para el mes de diciembre e incluir ese valor aunque el gasto no se haya pagado realmente (es decir, un intercambio en efectivo).

Este es un sistema contable llamado la base devengada de la contabilidad. La base acumulativa de la contabilidad establece que los gastos se corresponden con los ingresos relacionados y se informan cuando se incurre en el gasto, no cuando el efectivo cambia de manos. Por lo tanto, se requieren asientos de ajuste debido al principio de correspondencia en la contabilidad.