Cómo analizar y definir los requerimientos para recursos humanos

Recursos Humanos guarda un gran volumen de datos de los trabajadores de una empresa. Parte de esta información es obligatoria, mientras que otra información es útil para los procesos internos. Por lo general, la línea de gestión también utiliza el sistema de revisión de datos y los sistemas de información del departamento tienen una opción de autoservicio donde los empleados pueden introducir cambios en la información personal, incluyendo las direcciones y números de teléfono, cambio de información tributaria o solicitar nuevas copias de los datos, tales como su W-2 más reciente. La utilidad de cualquier sistema de recursos humanos depende de la calidad de la información introducida, si el sistema cumple con las necesidades de gestión y si el personal se siente cómodo con el sistema.

Identifica los procesos de recursos humanos, procedimientos e información obligatoria recogidos por la empresa. Determina si hay una necesidad de información adicional o almacenamiento de datos clave por las partes interesadas. Decide si el sistema será para procesos de recursos humanos, sólo la integración con un sistema de nómina por separado, o si vas a incluir un componente de tiempo y la nómina de asistencia.

Entrevista interesados ​​para evaluar sus expectativas para el sistema. Analiza las necesidades clave para el sistema, los gerentes quieren registrar la asistencia de los empleados, por ejemplo - y la capacidad de extracción de datos, como si se pueden generar informes y si se pueden manipular los datos y exportarlos a hojas de cálculo y otros formatos.

Verifica que el sistema tenga la capacidad de gestionar la información de posición y dar seguimiento del ciclo de vida profesional de los empleados, desde la contratación, promociones hasta su jubilación. Determina si el sistema puede contener el volumen de empleados, tanto anteriores como presentes, que la compañía espera tener, y si el sistema se encargará de manejar el crecimiento de la empresa. Toda la información debe ser contenida por el sistema, la empresa no deberá tener que mantener las hojas de cálculo adicionales o procesos manuales para satisfacer sus necesidades.

Revisa los requisitos legales, tanto estatales como federales, y determina las funciones que el sistema debe tener para que la empresa los siga cumpliendo. Identifica las necesidades de seguimiento y si el sistema debe tener la capacidad para ofrecer una función de avisos y recordatorios.

Evalúa la facilidad de uso del sistema. El sistema sólo puede ser tan bueno como los datos que contiene. Si los usuarios encuentran que el programa es demasiado difícil, no es intuitivo o demasiado repetitivo, los datos pueden no introducirse adecuadamente.