¿Qué es el análisis de la varianza de presupuesto?

Presupuestar es una herramienta de gestión empresarial que ayuda a las compañías a mantener sus gastos bajo control y maximizar su rentabilidad. El presupuesto, que usualmente se prepara de forma anual, muestra los gastos planificados para que la firma pueda alcanzar su beneficio objetivo. Al preparar un presupuesto detallado, la dirección es capaz de tomar mejores decisiones sobre qué gastos son más importantes y cuáles pueden ser eliminados o pospuestos.

El análisis numérico de la varianza se presenta en la forma de una hoja de cálculo. Los resultados financieros reales y las cifras del presupuesto para cada categoría se presentan en columnas. La próxima columna a la derecha muestra la resta de la anterior, esto es la varianza. A menudo la próxima columna a la derecha muestra el porcentaje de la varianza de los resultados actuales del presupuesto. Esto ayuda al analista a obtener una mejor idea del significado de la varianza. Una varianza negativa de US$10.000 puede parecer grande, pero es pequeña en un presupuesto de US$250.000.

Cada mes, el personal de finanzas de la compañía prepara estados contables que muestran los resultados financieros del negocio: ingresos, gastos y ganancias antes de impuestos. Los estados también muestran los resultados del año a la fecha. Estos números se ingresan en hojas de cálculos que contienen los números presupuestarios para ese mes y del año a la fecha. Se realiza entonces una comparación entre el presupuesto y las cifras reales. En la mayoría de las compañías, estos cálculos y los sistemas de reportes son generados automáticamente por un sistema contable. Como el análisis de la varianza se necesita para tomar decisiones, el personal financiero cuenta con una presión de tiempo para tener la información preparada y prepararla en un reporte.

El análisis de la varianza va más allá de una comparación lado a lado de los resultados reales contra el presupuesto. El analista de presupuesto trata de aislar las causas de las variaciones, las razones por la cual la realidad es distinta a la planificación. Las varianzas más significativas se analizan cuidadosamente. El analista a menudo prepara una discusión narrativa de los motivos de la variación, lo cual requiere revisar las entradas contables originales o hablar con el personal operativo. El analista intenta discernir si las variaciones fueron eventos únicos que resultaron de factores inusuales, como envíos de productos retrasados, o si son sintomáticos de problemas que volverán a ocurrir en los meses siguientes.

Un análisis detallado de la varianza le otorga a la dirección información valiosa que puede ser usada como base para tomar decisiones sobre cambios en la estrategia o la administración de los gastos para resolver las variaciones más significativas del plan. Los gastos planeados para los próximos meses pueden ser revaluados para reducir cualquier tipo de déficit que esté ocurriendo. Pero hay veces en las cuales el dueño de la empresa decide gastar más en marketing o en desarrollo de negocios para abordar el déficit de ingresos. Puede haber variaciones positivas y negativas. Si los ingresos son significativamente mayores a los esperados, esto puede llevar a la gerencia a incrementar el gasto en marketing o aprobar nuevos gastos de capital para asuntos tales como actualizar la tecnología de información de la empresa, en un esfuerzo de mejorar la eficiencia operacional.