Cómo hacer un análisis preliminar de costos y beneficios

En toda actividad comercial y de negocios es necesario hacer con regularidad comparaciones o análisis de costos y beneficios para tomar decisiones que garanticen una mayor rentabilidad de la actividad comercial o productiva.

El análisis de costos y beneficios es una técnica que ayuda al emprendedor a tomar decisiones financieras bien fundamentadas desde el punto de vista de la situación del mercado.

Este análisis permite comparar los costos asociados con un proyecto con los posibles beneficios que este puede dar al inversionista.

De hecho, gracias a la gran cantidad de recursos informáticos y medios electrónicos de transmisión de información, es posible encontrar gran cantidad de información en tiempo real sobre la situación de los mercados.

Esta información, bien usada, puede ayudar a los inversionistas a tomar decisiones bien fundamentadas y con gran posibilidad de éxito.

El análisis preliminar de costos y beneficios también cumple una función como herramienta para que los miembros del equipo entiendan las ventajas y desventajas de un proyecto en relación a la realidad de la empresa y el mercado.

De esta manera, se puede prever y aprovechar ventajosamente cualquier cambio de escenario y cuantificar las consecuencias sociales y económicas de nuestra actividad.

En este artículo hablaremos específicamente de cómo hacer un análisis preliminar de costo-beneficio, el cual no se diferencia mucho del análisis que se puede hacer cuando el proyecto ya está iniciado.

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Debemos comenzar por entender qué es un análisis de costos y beneficios antes de entender cuando el mismo tiene carácter preliminar.

Realizar un análisis de costos y beneficios es evaluar los beneficios que se obtendrán en contraste con los costos que deberás enfrentar a la hora de realizar un proyecto económico o productivo.

Este análisis se basa en la comparación de las características y opciones del mercado en cuanto a precios, calidad, cantidad, demanda y oferta de un servicio o producto que quieres prestar o que quieres adquirir o contratar.

A través de un análisis de costo y beneficio puedes decidir si seguir adelante con el proyecto y obtener ganancias o desistir y en función de un proyecto diferente, ya sea temporalmente o para siempre.

La diferencia principal entre el análisis preliminar de costos y beneficios y el que puedes hacer más adelante es que en el primero tu estudio se basará en muchas cifras estimadas, mientras que en el segundo ya podrás usar datos reales.

Comienza elaborando una lista de todos los costos directos e indirectos que estarán asociados al proyecto.

La lista de costos directos puede incluir tópicos como el costo de diseño del producto y su fabricación; los gastos de nómina del personal involucrado; gastos publicitarios; gastos de movilización y gastos de representación.

También puedes incluir renglones para expresar el costo del empaque y transporte a los puntos de distribución y otros relacionados con la actividad que vas a desarrollar.

Una vez hecha la lista de potenciales costos, debes asignar a cada renglón el valor monetario o inversión que necesitará.

Debido a que se trata de un análisis preliminar, tendrás que dar un valor estimativo a cada uno de estos costos.

En cuanto a la lista de costos indirectos involucrados en el proyecto, te advertimos que esta necesitará más atención de tu parte.

Un costo indirecto es más complicado de cuantificar. Ejemplos de costos indirectos son el tiempo, la falta de productividad y usos adicionales de las instalaciones y equipos.

Asigna un valor estimado a cada uno de estas variables y luego suma los costos de cada lista para determinar tus costos estimados generales.

Ahora debes proceder a realizar una valoración tentativa de los beneficios que el proyecto o actividad comercial te puede generar, también de manera estimativa.

Al igual que hiciste con los costos, elabora una lista de beneficios o ganancias que esperas obtener con tu proyecto.

En este caso, la lista puede incluir aumentos en ventas, mayor eficiencia y obtención de nuevos mercados, que se reflejen finalmente en un mayor margen de ganancias.

Estima el valor monetario de cada uno de los beneficios de tu lista, también de manera aproximada.

Procede a hacer una lista de los beneficios indirectos asociados con tu proyecto, que puede incluir un aumento de la distribución de tu producto o servicio, tanto a nivel geográfico como en volumen.

También puedes incluir otros beneficios indirectos como el crecimiento del índice de satisfacción de tus clientes y una mejor reputación dentro del mercado.

Es importante que consideres también un estimado de la ganancia que obtendrás si tu proyecto apunta a mejorar la calidad del producto y/o a reducir los costos de utilización de las instalaciones y equipos.

Suma todos estos renglones para calcular el monto del beneficio total que esperas obtener.

Para completar un análisis simple de costos y beneficios, compara los costos totales contra los beneficios totales de tus listas.

Si quisieras realizar un análisis más detallado, podrías convertir los valores futuros de los costos y beneficios a valor presente neto (VPN).

Esto compara el valor del dinero al día de hoy contra el valor del dinero en el futuro.

La fórmula para calcular el valor presente neto del dinero es:

VPN = F (1/(1+I)^n)

En esta fórmula, VPN es el valor presente neto, F es el valor estimado del bien futuro, I representa la tasa de interés por periodo de tiempo y N representa el número de pagos por periodo.

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Después de analizar toda la información sobre tu análisis costo-beneficio, deberías estar listo para tomar una decisión sobre si llevar a cabo el proyecto o no.

Si el valor monetario de los beneficios es claramente mayor que el de los costos, puedes considerar que el proyecto tendrá buenas posibilidades de éxito.

Si el valor de los costos y beneficios son similares, probablemente quieras revisar todas tus estimaciones y suposiciones para asegurarte de que tus proyecciones son correctas.

Si los costos son mayores que los beneficios, el proyecto no debería llevarse a cabo, al menos mientras cambien algunos factores de mercado o mejores tus procesos productivos para hacerlos más eficientes y menos costosos.

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Es posible que tengas dificultades para asignar un valor coherente a los renglones de tu lista de costos y beneficios, sobre todo si corresponde a un proyecto en un área donde tienes poca experiencia.

Lo aconsejable ese que investigues en Internet y medios especializados los estudios realizados por empresas y expertos sobre el producto o servicio de tu interés.

También hay grupos dedicados a asistir a pequeños y medianos emprendedores, que pueden darte una orientación más exacta sobre cómo hacer tu análisis preliminar de costos y beneficios.

Además, es importante que al elaborar tu lista incluyas tantos costos y beneficios posibles como se te ocurran.

Entre más información utilices en el análisis preliminar, más certero será este. Por su puesto, una vez iniciado el proyecto comenzarás a trabajar con cifras reales y podrás optimizar este análisis.

Elaborar este tipo de análisis es fundamental para todo emprendedor que desee mantenerse competitivo en el mercado actual.