Cómo amortizar las mejoras de una propiedad arrendada

Alquilar un inmueble, ya sea una vivienda, una oficina o un local comercial, es una forma de reducir costos y tener a la vez un espacio ideal para vivir u operar tu empresa o negocio. Sin embargo, es posible que te encuentres en algún momento con la necesidad de realizar adaptaciones o mejoras al inmueble arrendado.

Esto a su vez te lleva a preguntarte cómo amortizar las mejoras de una propiedad arrendada o cómo expresarlas en tu contabilidad, de manera de mantener un control de tus finanzas.

Estas adaptaciones y mejoras pueden ser necesarias para adecuar el espacio antes de poder instalarte y comenzar a usarlo normalmente.

O también puede ser transcurrido un tiempo usando el espacio arrendado, necesites ampliarlo o reparar su infraestructura y sistemas para mejorar tu desempeño como empresa o para vivir más cómodamente.

Estas adaptaciones y mejoras pueden ser tan simples como reparar techos o filtraciones, arreglar paredes y pisos o sustituir piezas en el sistema eléctrico o en las tuberías de agua. Pero también pueden incluir la construcción de adosados o modificación de paredes y estructuras físicas para mejorar el uso del espacio y de tus equipos.

En muchos casos algunas reparaciones serán amortizadas por el dueño, si así lo establece el contrato de alquiler. Sin embargo, es posible que te encuentres con casos donde deberás asumir el costo de la mejora al inmueble arrendado.

Vamos a definir entonces en qué consiste una mejora de arrendamiento y cómo amortizar los gastos que estos te generen.

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Se define como mejora de arrendamiento al conjunto de enseres fijos, mobiliario o equipos comprados e instalados por el inquilino y que son adjuntados al inmueble.

Al terminar el contrato de alquiler o arriendo, se permite al inquilino retirar estas mejoras, siempre y cuando no provoquen daños a la propiedad.

Tomemos como ejemplo un local alquilado para montar una tienda de ropa.

El inquilino deberá instalar luces, estantes, sistemas de sonido y ambientación para colocar su mercancía, exhibirla y atraer a los clientes. Al finalizar el arriendo, el inquilino retirará estas cosas y dejará el local tal y como lo recibió. En este caso, no podemos hablar de mejoras de arrendamiento pues son cambios temporales y reversibles.

Por el contrario, los cambios serían permanentes si el inquilino decide construir una nueva fachada para el local, transformar el sistema eléctrico, construir chimeneas o instalar un sistema de combate de incendios.

También se incluyen reparaciones necesarias como impermeabilización de techos, reparación de frisos y suelos, arreglo de cerraduras o sustitución de tableros eléctricos, protectores de voltaje, etc.

En todo caso, en este artículo nos referiremos como mejora de arrendamiento a todo arreglo o modificación que se realice a un inmueble y que permanezca con el mismo después de devolverlo a su dueño al terminar el contrato.

Una observación importante: Recuerda que siempre deberás tener la autorización del dueño para hacer un cambio importante en la estructura física del inmueble.

Es necesario reflejar los gastos de mejoras en la contabilidad si el inmueble está alquilado por una empresa comercial y el contrato exime al dueño del gasto de adiciones o mejoras.

En este caso, estas mejoras deberán ser reflejadas en una cuenta señalada en el Libro Mayor de Cuentas.

Además, hay que establecer claramente el tiempo que tardará la empresa en amortizar el gasto hecho para efectos de llevar tu contabilidad.

Aunque una mejora de arrendamiento es en sí un gasto, este monto deberá ser reflejado en el Balance General y no en el Estado de Resultados de la contabilidad.

Con el tiempo, estos gastos son amortizados y en la medida en que esto ocurra este monto se moverá a la Cuenta de Resultados.

1. Determina el costo de las reparaciones o gastos que pueden calificarse como mejoras de arrendamiento.

Por ejemplo, necesitas instalar un techo nuevo en un local que alquilaste para instalar una venta de neumáticos y accesorios para vehículos.

El costo total de esta mejora es de US$100.000, que deberás pagar en efectivo, y te quedan 5 años de contrato de arrendamiento. La mejora tendrá una vida útil de al menos 20 años.

En este caso empieza por determinar el período más corto entre la vida útil del arrendamiento y de las mejoras.

La mejora durará 20 años, pero el arrendamiento terminará en 5 años. Por lo tanto el contador deberá elegir el plazo de 5 años como referencia, por el plazo en que estarás ocupando el inmueble.

2. Divide los costos de mejora entre la vida útil. En este ejemplo, US$100.000 dividido entre cinco años equivale a US$20.000 por año.

En la contabilidad deberás registrar en el débito el ítem "Mejoras en Propiedades Arrendadas".

Por su parte, en el crédito debes agregar al ítem "Caja" o "Cuentas por Pagar" el monto gastado en mejoras al inmueble arrendado.

3. Siguiendo el ejemplo anterior, en el libro contable deberás reflejar una entrada en el ítem "Mejoras en Propiedades Arrendadas", debitada por US$100.000 dólares.

A su vez, tienes que registrar otra entrada en "Caja" (en el crédito) por US$100.000.

Esto se hace en el Libro Mayor para dar cuenta de los gastos pagados por mejoras efectuadas por terceros.

Al debitar "Mejoras en Propiedades Arrendadas" aumenta la cuenta del activo.

A su vez, al acreditar en "Caja" se reduce el efectivo, lo cual es una ventaja, mientras que al acreditar en "Cuentas por Pagar" aumenta el pasivo porque el inquilino aún debe pagar los gastos.

4. Ahora debes tomar en cuenta lo relacionado con la depreciación de los activos, en este caso expresada anualmente.

Por tal razón, debes reflejar la depreciación en tu libro de balances para llevar una contabilidad adecuada con respecto al mantenimiento y mejora de los inmuebles arrendados.

En el débito de tu Libro Mayor procede a debitar "Gasto por Depreciación - Mejoras en Propiedades Arrendadas" y en el crédito anota lo correspondiente a "Depreciación Acumulada - Mejoras en Propiedades Arrendadas".

En ambos renglones debes registrar el monto calculado en el paso 2.

En el ejemplo, el inquilino registrará anualmente en el débito "Gastos de Depreciación - Mejoras en Propiedades Arrendadas" un monto de US$20.000 y en el crédito "Depreciación Acumulada - Mejoras en Propiedades Arrendadas" otro monto de US$20.000.

Esta entrada amortiza los gastos de arrendamiento del balance en la Cuenta de Resultados.

Aclaremos que "Gasto por Depreciación - Mejoras en Propiedades Arrendadas" es una cuenta de resultados, lo que aumenta cuando se debita.

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A su vez, "Depreciación Acumulada" es una contra cuenta para "Mejoras de Arrendamiento". Por definición, una contra cuenta disminuye la cuenta a la que está asociada.

Por lo tanto, al acreditar "Depreciación Acumulada - Mejoras en Propiedades Arrendadas" estás disminuyendo la cuenta del activo "Mejoras en las Propiedades Arrendadas".

Recuerda finalmente que en contabilidad, toda adición o mejora a un activo fijo capitalizado debe ser tomada en cuenta en el balance de depreciación, sobre todo si esta inversión es hecha sobre un activo tangible o material.