Alcance y limitaciones en los sistemas de inventario

Muchas empresas utilizan sistemas de inventario en su producción o en las operaciones de retail. La gestión de inventario proporciona la base para satisfacer las demandas del cliente y compone uno de los mayores activos de la empresa. Las empresas incorporan sistemas de inventario como una manera de gestionar el nivel de inventario. Cada sistema de inventario cae dentro de un ámbito específico y experimenta ciertas limitaciones. La administración debe comprender el alcance y limitaciones de cada uno para elegir el mejor sistema de inventario para la empresa.

Los sistemas de inventario proporcionan una base para el registro de compras y ventas. El sistema de inventario registra la cantidad de cada artículo al final de cada período. Los dos sistemas de inventario primarios incluyen un sistema periódico y perpetuo. El sistema periódico consiste en contar el inventario al final de cada período. Durante el período, el saldo permanece inalterado. El sistema perpetuo implica el ajuste del balance de inventario cada vez que ocurre una transacción, como una compra o una venta de inventario.

El alcance de un sistema de inventario considera qué necesidades satisface el sistema de inventario. Estos incluyen valorar el inventario, medir el cambio en él y planificar los niveles de inventario futuro. El valor del inventario al final de cada período proporciona una base para la presentación de informes financieros en el balance. Medir el cambio en el inventario permite a la empresa determinar el costo del inventario vendido durante el período. El nivel de inventario y los cambios permiten a la empresa planear las necesidades futuras de inventario.

Las limitaciones del sistema periódico incluyen no conocer un nivel de inventario exacto a mitad del mes y correr el riesgo de acortar los pedidos de los clientes. Con el sistema periódico, la compañía sabe el nivel de inventario con certeza sólo cuando físicamente cuenta el inventario al final de cada período. Durante el período, la compañía toma pedidos de los clientes sin saber la cuenta de inventario exacta o si hay suficientes productos disponibles para satisfacer los pedidos de los clientes.

Las limitaciones de un sistema de inventario perpetuo incluyen un falso sentido de confiabilidad y dependencia del ingreso de datos humano. Puesto que un sistema perpetuo se actualiza cada vez que una transacción ingresa al sistema, los empleados dependen de los datos contenidos en el sistema de inventario. Sin embargo, el sistema carece de información sobre el empleado o robo externo, o unidades dañadas/desechadas. La empresa sigue siendo consciente del robo o desperdicios, conocido como la reducción, hasta que se realice un recuento físico, que ocurre sólo una vez al año. La otra limitación de un sistema perpetuo considera que el sistema depende del ingreso de datos humanos. A medida que cada transacción ocurre, un empleado ingresa los datos al sistema. El error humano hace a veces esta información inexacta.