¿Qué hace un administrador de departamentos?

Un administrador de departamentos efectivo puede ser la piedra angular del mantenimiento del valor de las propiedades y de la calidad de vida de los inquilinos. Entender qué hace el administrador es el primer paso para construir una asociación exitosa entre el dueño, el administrador y los residentes. Las tareas específicas pueden variar dependiendo del tamaño del edificio o sus necesidades, éstas son algunas básicas.

Los administradores cobran la renta, emiten recibos y solucionan quejas comunes de los inquilinos (por ejemplo, reparaciones necesarias o quejas por ruido), pagan las cuentas y realizan reportes básicos. Aceptan las solicitudes de renta, compran aplicaciones y las evalúa en nombre del dueño. En el caso de que los dueños sean corporaciones, los administradores pueden presentar las declaraciones de impuestos trimestrales y anuales o asegurarse de que la documentación necesaria llegue a manos del contador o del dueño para tales efectos.

Los administradores mantienen a los dueños completamente informados de lo que ocurre en el edificio y de su situación financiera al realizar juntas frecuentes y prepara reportes mensuales. Estos reportes comparan el ingreso y los gastos con los de los meses previos, desde el principio del año hasta el mes de que se trate, así como los presupuestos anuales y todo debe estar respaldado por estados de cuenta bancarios, recibos y cheques. Los administradores por lo regular preparan o notifican a los dueños del presupuesto del siguiente año basados en los reportes financieros anuales que realizan.

Sujeto a la aprobación final del dueño del edificio, los administradores contratan, supervisan y pagan a los empleados, tales como los de mantenimiento. Esto incluye asegurar el pago de impuesto sobre nóminas y de las pagos por incapacidad por pólizas de seguros. Estar cubierto por un seguro es particularmente importante debido a los riesgos implícitos y a las responsabilidades que enfrentaría el dueño en caso de no contar con cobertura.

Como supervisores de los trabajadores del edificio, los administradores se encargan de que el mantenimiento apropiado sea otorgado por los trabajadores para evitar reparaciones costosas y que esas reparaciones sean hechas correctamente, ya sea por empleados de mantenimiento o por proveedores externos cuando sea necesario. La mayoría de los acuerdos de administración son explícitos al detallar cómo el administrador debe comunicarse con los dueños al contratar proveedores, cuántas ofertas debe comparar y si el administrador debe tener la aprobación directa antes de realizar los contratos, por ejemplo, cuando las reparaciones exceden de US$1,000. Los administradores experimentados pueden trabajar con especialistas para financiar aumentos de capital en mejoras al edificio, preparar un plan de trabajo donde se indique qué se necesita, obtener ofertas competitivas y supervisar a los contratistas.

El administrador del edificio debe mantener una comunicación cercana con el abogado del dueño para asegurarse de que las rentas sean cobradas y proteger al dueño de problemas que puedan convertirse en asuntos de responsabilidad legal. Aunque el abogado representará al dueño en la corte, el administrador puede representarlo también en casos en los que se le solicite su presencia.