¿Qué es la administración del tiempo en un proyecto?

La administración de tiempos de un producto significa que la empresa se adhiere a procesos que garantizarán el cumplimiento en tiempo y forma de un proyecto. Una buena administración del tiempo en proyectos se trata de enfocarse en las actividades que han sido identificadas como esenciales para realizar el proyecto. Cuando administras bien los tiempos, eliminas el estrés, las cargas de trabajo y serás más capaz de lograr tus metas.

Un aspecto importante de la administración de tiempos en un proyecto es aprender a distinguir entre lo urgente y lo importante. Algo urgente debe realizarse hoy mismo o de lo contrario se creará un desastre. Si la fecha de cumplimiento para una aprobación de proyecto es hoy, manda un correo para obtenerla hoy mismo. No puede esperar un día más.

Por el otro lado, los asuntos importantes son aquellos que necesitan ser resueltos en algún momento, lo más pronto posible y generalmente involucran proyectos de largo plazo. Sin embargo, los asuntos importantes no son necesariamente urgentes. Podría ser benéfico delegar asuntos urgentes a individuos específicos y los importantes a otros debido a que es difícil lidiar con ambos al mismo tiempo.

Otra gran técnica para la administración de tiempos es incorporar una estrategia que se conoce como asignación de tiempos, según Davecheong.com. La asignación de tiempos es esencialmente determinada por la cantidad de tiempo que será dedicada a cada tarea. En vez de trabajar en un proyecto hasta su fin, se trabaja en él por una hora, a cuyo fin debe estar terminada o en su defecto ser continuada el siguiente día, cuando otros 60 minutos le serán dedicados. Muchos encuentran esta herramienta como un método de aumentar su efectividad y productividad.

La asignación de tiempos te hace muy consciente del tiempo y de cuánto ha sido utilizado en un proyecto específico. Te concentras mejor cuando tienes tiempos establecidos y se atienden los asuntos más importantes. Asignar tiempos es una gran herramienta para evitar la improductividad y también crea consciencia en los trabajadores de cuánto tiempo están pasando en tareas inconclusas. También les da la oportunidad de acomodar tareas entre citas, reuniones y compromisos. Cuando utilizas la asignación de tiempos, asignas categorizas tus tareas, asignas prioridades y te concentras en la cantidad de tiempo que has de dedicar a cada una.

Otro enfoque de la administración de los tiempos es evitar las horas extra, de acuerdo a Caffeinatedcoder.com. Las horas extra pueden dar malos resultados, lo que significa que horarios prolongados de trabajo pueden resultar en fatiga y mala calidad del trabajo realizado a un menor ritmo. Cuando evalúes la cantidad de tiempo que se dedica a corregir errores ocasionados por fatiga de los trabajadores, te darás cuenta que las horas extra no producen resultados favorables. La cantidad de tiempo dedicada a cada proyecto no está necesariamente ligada a la calidad.

Las empresas están optando por utilizar software de administración de tiempos porque le ayuda al personal a establecer prioridades por su importancia, enfocándose en los proyectos que producen las mayores utilidades, incrementando la productividad y disminuyendo los desperdicios de tiempo.