Acerca de las transacciones mercantiles

El patrimonio de una empresa en marcha cambia en función de las transacciones mercantiles que ésta lleva a cabo.

Una transacción mercantil también llamada transacción comercial, tiene la capacidad de aumentar o disminuir el patrimonio de una entidad, sea una empresa (persona moral) o un individuo (persona física).

Las transacciones mercantiles son, en esencia, la razón por la cual existe el comercio, son básicamente un intercambio de valores físicos o monetarios entre dos entidades. Existen desde que el hombre primitivo practicó el trueque, han acompañado a la sociedad a lo largo de los siglos y van de la mano con el desarrollo histórico de la contabilidad.

Una transacción entre una empresa o emprendedor y un cliente, independientemente del tipo o naturaleza, es la base fundamental para el comercio.

En el último par de décadas el boom tecnológico y el internet han llevado a las transacciones comerciales a otro nivel de sofisticación y alcance global, son las llamadas transacciones comerciales electrónicas o el “ecommerce”.

Gracias a la maravilla del comercio electrónico tú puedes ahora mismo pagar a un proveedor en China adquiriendo el último dispositivo en realidad aumentada a un precio inimaginable.

Las transacciones mercantiles se reconocen, registran y analizan mediante “hechos contables”.

Exploremos algunos de los conceptos básicos relacionados con las transacciones mercantiles y demos una mirada al origen y evolución de las transacciones comerciales y su clasificación.

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La palabra transacción por si sola sin un calificativo, se puede conceptualizar como “una acción de voluntad entre dos partes”. Cuando agregamos el calificativo de “comercial o mercantil” toma una connotación más específica para referirse al intercambio de bienes y servicios.

Una transacción comercial o transacción mercantil es básicamente el intercambio de bienes o servicios por un valor monetario que se lleva a cabo entre dos entidades, éstas pueden ser empresas o individuos.

El quehacer y las normas de contabilidad obligan al adecuado reconocimiento, registro y clasificación de las transacciones mercantiles de una entidad a través de hechos contables y bajo el fundamento de la contabilidad por partida doble.

Una transacción comercial en contabilidad puede llamarse también “transacción financiera” puesto que es un hecho medible en términos de dinero y básicamente afecta el patrimonio o estructura financiera de la entidad.

El dominio Herramientas de Contabilidad (Accountingtools.com) define la transacción de forma muy sencilla aludiendo que una transacción comercial es “un evento económico con un tercero que se registra en el sistema de información contable de una entidad”.

Un ejemplo de transacción mercantil puede ser tan simple como:

• Comprar mercancía a un proveedor
• Pagar el salario mensual a los empleados
• Vender una mercancía a un cliente
• Obtener un préstamo de un banco
• Contratar un seguro de contado

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Toda transacción comercial afecta el patrimonio de una entidad y da lugar a un hecho contable, siempre que se pueda reflejar en términos de dinero, de hecho, es el principio básico para reconocer, registrar y analizar cualquier operación mercantil.

Indiscutiblemente existen eventos propios de una entidad, en específico una empresa, a los que no se les puede asignar un valor monetario de forma certera.

Si un hecho dentro de una empresa no puede tener un valor monetario, no puede llamarse transacción comercial o financiera.

El dominio Contabilidad para la Gestión (Accountingformanagement.org) nos da un claro ejemplo:

Si tú eres el CEO de un pequeño negocio y reúnes al personal de ventas para desarrollar prácticas motivacionales en el lugar de trabajo, sin lugar a dudas estás llevando a cabo un hecho que traerá beneficio para tu negocio. ¿Tendrá impacto en el patrimonio? Muy probablemente sí.

Sin embargo, dado que no puedes asignarle un valor en términos de dinero, no puedes considerarlo una transacción comercial, no lo registrarás como un hecho contable y no formará parte de tus asientos.

Cuando la operación comercial se reconoce como un hecho contable se registra haciendo un asiento en el libro diario por parte del contador o persona responsable de la contabilidad.

Cada transacción mercantil afecta la posición financiera del negocio, por lo tanto, el contador o administrador debe asegurar que la operación cumpla las actividades de control interno de la empresa y sea autorizada por un responsable de su ejecución.

En atención a ello, la transacción debe quedar respaldada por uno o más documentos de soporte que proporcione datos elementales necesarios para el registro en el diario.

Ejemplos muy comunes de documentos de soporte de transacciones son:

• Facturas de venta 
• Notas de entrega 
• Orden de compra 
• Recibos en efectivo 
• Comprobantes de pago 
• Estados de cuenta
• Certificados de depósito 
• Prospectos
• Pagarés 
• Letras de cambio. 

Todos ellos deben contener los detalles básicos de la transacción mercantil que se podrán presentar como prueba de una transacción válida.

Ya hemos mencionado que las transacciones mercantiles se vinculan a los inicios de la sociedad cuando nuestros ancestros hacían marcas en piedra y pinturas rupestres para registrar los objetos intercambiados.

Incluso las transacciones comerciales datan de antes de la historia registrada, teniendo lugar las primeras operaciones simples en forma de trueque entre los hombres de las cavernas intercambiando presas y pieles.

Estas operaciones han evolucionado con los siglos para incluir monedas, ventas y operaciones de servicio, cada vez más importantes desde los tiempos bíblicos.

Transacciones mercantiles bajo un sistema rudimentario y registros llamados “tokens y bullae” ya se registraban hacia el año 4000 antes de Cristo en la antigua Persia y Mesopotamia.

En el antiguo Egipto se llevaba un sistema de contabilidad primitivo especialmente para los inventarios de especies dirigidos al faraón como tributo.

Pero quizá el mayor avance en el registro de operaciones comerciales y hechos contables se da de la mano del trabajo del fray Luca Bartolomeo de Pacioli quien hacia el año 1494 publica un manifiesto en latín cuyo título traduce “Detalles de cálculo y registro” y sienta las bases para la contabilidad por partida doble y las reglas del crédito y el débito.

La contabilidad de doble partida, se basa en el hecho de que cualquier transacción comercial afecta por lo menos dos partidas o cuentas contables. Es un ingenioso sistema que ha transcendido a través de los siglos.

Hoy las complejas transacciones mercantiles electrónicas tienen lugar cada día en los sistemas de comercio electrónico moderno.

A través del tiempo, la introducción de métodos de pago cada vez más simples y sofisticados como: monedas, dinero en efectivo, cheques bancarios, tarjetas de crédito, débito, billeteras electrónicas; así también el internet y las plataformas de ecommerce han simplificado los procesos de las transacciones y éstas se perfeccionan en tan sólo segundos.

Hace miles de años, las transacciones comerciales podían tomar horas o incluso semanas para completarse.

Algunos eventos de servicios de escribanos tardaban varios meses en completarse fuera de pago para perfeccionar los servicios, lo que creó la contabilidad del devengo y los conceptos de valores devengados.

En la economía actual, sin embargo, las personas rara vez toleran marcos de tiempo tan extensos.

Las transacciones mercantiles de hoy se completan de forma casi instantánea y conveniente, ya sea mediante el intercambio de instrumentos de pago físicos, como dinero en efectivo o cheques bancarios, o mediante el uso de medios electrónicos de pago que reducen aún más el tiempo de la operación de minutos a segundos, independientemente de la ubicación física de las partes involucradas.

Incluso las transacciones complicadas como la compra de un automóvil, inversiones o propiedades, ahora pueden llevarse a cabo en minutos, mucho menos que los largos tiempos de transacción requeridos hace dos décadas.

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Las transacciones mercantiles pueden ser tan diversas como su naturaleza o motivo que las origina. En éste universo tendremos compras o pagos, devoluciones, pedidos, transacciones electrónicas, entre otras.

Una clasificación de las transacciones muy propia de la contabilidad está en su capacidad para afectar el patrimonio de la entidad. Con base en ese criterio pueden ser: transacciones permutativas, modificativas y mixtas.

Veamos un breve detalle.

Contablemente una transacción se clasifica según si el hecho contable que genera afecta o no al patrimonio de la entidad y pueden ser:

Permutativas: que ocurre cuando un hecho contable no afecta al patrimonio del negocio y solo conlleva a un cambio o permuta de valores dentro de la “igualdad patrimonial”.

Ejemplo típico cuando se adquiere un bien de contado, por un lado se afecta el efectivo con un débito y se carga la partida del bien adquirido como mobiliario o inventario.

Este ejemplo se llama transacción permutativa dentro de un mismo elemento, pues hablamos de cambios de saldo entre partidas del activo en la hoja de balance.

Modificativas: Cuando la transacción modifica el patrimonio de la entidad.

Las transacciones modificativas pueden ser propias, las de índole operacional como un ingreso por venta (modificativa- propia - aumentativa) o un pago de nómina (modificativa- propia- disminutiva).

También pueden ser impropias cuando es el dueño o aportante del patrimonio quien lo afecta por la vía de aportes (modificativa- impropia- aumentativa) o disminuciones como el reparto de dividendos (modificativa- impropia- disminutiva).

Mixtas: Vienen siendo los hechos contables que implican un cambio de valores entre partidas y a su vez afectan el patrimonio de la entidad, es decir, son permutativas y modificativas a la vez.

Un ejemplo una venta de contado que impacta caja aumentándola, afecta inventarios disminuyéndolo y si la venta trae consigo utilidad o ingreso neto, aumentará el patrimonio de la empresa.

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Si bien los tipos de transacciones comerciales son prácticamente ilimitadas, algunas operaciones estándares se han convertido en las más destacadas en la sociedad comercial de hoy. Entre estos tipos se encuentran:

La compra tradicional, en la cual, un cliente adquiere un artículo o servicio de un comerciante o proveedor.

Devoluciones/anulaciones: por medio de las cuales un cliente cambia de opinión acerca de la compra o devuelve el producto al comerciante, trayendo consigo un reverso, reintegro o reembolso del pago.

Pedidos: que pueden llevarse a cabo por correo electrónico, página web o telefónicamente. En el que un cliente compra, solicita información o recibe un producto desde casa a través del correo electrónico, internet o dispositivo móvil.

Las transacciones electrónicas: operaciones que se producen a través de redes informáticas o internet.

Además, la mayoría de este tipo puede dividirse aún más por sus métodos de pago.

La mayoría de las transacciones realizadas en persona pueden completarse con dinero en efectivo, cheques personales, trueque (intercambio), o los medios plásticos (tarjetas de débito o crédito).

La mayoría de las transacciones electrónicas o de correo/telefónicas se han integrado con pagos electrónicos o con tarjeta de crédito, débito o prepago.

En una transacción comercial favorable, todas las partes en el acuerdo se benefician.

Desde la perspectiva de un cliente, un producto que se necesita o desea se obtiene a un precio satisfactorio (monetario o de otro tipo).

Desde la perspectiva del comerciante, por supuesto, las transacciones resultan en ingresos que se pueden extrapolar a las ganancias, aumento de flujo de caja y una operación general del negocio exitosa.

Las transacciones mercantiles también tienen otros beneficios, ya que a nivel macro ayudan a proporcionar puestos de trabajo para los empleados, generan impuestos y suman en el crecimiento del producto interno bruto y la estabilidad económica general.

La administración pública también se beneficia a través de la recaudación de impuestos por las ventas sobre las transacciones comerciales y las rentas que éstas generan; estos impuestos financian programas sociales y obras públicas desde escuelas hasta parques, cuerpos policiales y los bomberos.

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Es poco probable que las transacciones mercantiles experimenten cambios fundamentales en el futuro previsible y por lo tanto, seguirán siendo uno de los pilares claves de una economía global e informatizada.

Hoy millones de transacciones financieras por hora se procesan a través de las redes de pago de operadoras como Visa o Mastercard. Otras tantas se llevan a cabo a través de billeteras electrónicas como PayPal o Payoneer.

En cuanto a la racionalización de las operaciones, sin embargo, es lógico que se continúe mejorando la eficiencia comercial, reduciendo la cantidad de tiempo invertido y optimizando los controles necesarios por todas las partes.

Actualmente, las transacciones electrónicas se reducen a un par de clic o al simple acto de agitar un producto por un lector de pago o sensor de alta fidelidad, así como las opciones de pago biométrico que no son más que perfeccionar un pago a través de componentes biológicos como huellas digitales.

Muestra de ello las tiendas de Amazon Go, donde la transacción comercial de compra de productos se perfecciona sin siquiera tener que pasar por una caja o interactuar con un vendedor humano.

Obedecen a dos criterios: racionalización y optimización de las transacciones, éstas pueden llegar a ser casi transparentes como la mera experiencia de compra.