Cómo abrir un salón de eventos

Abrir un salón de eventos es una oportunidad de incursionar en un negocio al que nunca le faltarán clientes.

Muchas actividades comunes en cualquier comunidad requieren espacios amplios y bien adaptados para realizarse y los salones de eventos o de festejos son ideales.

Esto incluye desde bodas, conferencias, encuentros de empresarios, encuentros académicos, ruedas de prensa, fiestas de cumpleaños o bautizos, hasta encuentros religiosos o culturales.

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Si nunca has incursionado en esta área, abrir un salón de eventos puede parecerte una empresa complicada.

Pero con un buen plan de negocios y siguiendo algunos consejos sencillos, podrás hacerlo de manera exitosa.

Vamos a repasar varios detalles que debes tomar en cuenta para llevar adelante tu idea y lograr en poco tiempo abrir un salón de eventos como negocio personal o familiar.

Como salón de eventos denominamos un espacio de grandes dimensiones acondicionado dentro de una casa o edificio, que se usa para albergar fiestas, reuniones o eventos recreativos.

Su uso dependerá de un contrato de alquiler por horas o días suscrito entre el dueño del salón y quien organiza el evento.

Además de familias y particulares, los salones de eventos suelen ser contratados por empresas u organizaciones para exposiciones de productos, encuentros de gremios profesionales o actividades de tipo comercial entre diferentes empresas y potenciales clientes.

Congregaciones y grupos religiosos o culturales también suelen alquilar salones de eventos para sus actividades semanales o quincenales. Esto en muchos casos les resulta más barato que construir una sede propia.

También es frecuente que colegios o centros educativos alquilen salones de eventos para realizar eventos relacionados con promociones de grado o cierres de año escolar. Esto es muy útil en el caso de escuelas que no poseen un auditorio o espacio suficientemente amplio para este tipo de actividades.

La existencia de espacios para la organización de eventos en las comunidades es tan antigua como el ser humano mismo. Desde tiempos inmemoriales, cada comunidad en todos los continentes ha contado con una construcción para alojar los eventos más importantes de la comunidad.

Los salones de eventos han evolucionado junto a las sociedades y hoy en día son manejados como espacios privados, administrados por personas o empresas, que las ponen al servicio de quienes la necesiten por un precio.

Abrir un salón de eventos como forma de negocio es relativamente fácil, pero como en toda iniciativa empresarial debes tener en cuenta varias cosas para aumentar tu posibilidad de éxito.

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En primer lugar debes elaborar un plan de negocios que refleje tus objetivos a corto, mediano y largo plazo.

Según tu meta, define el tamaño del local o espacio que comprarás o alquilarás para instalar tu salón de eventos.

El horario de funcionamiento, servicios disponibles y ubicación son claves para definir tu plan de comercialización.

Investiga a la posible competencia y determina qué servicios ofrecen y cuáles no cubren adecuadamente. Allí podrías tener una oportunidad ventajosa para captar clientes.

Estima los costos y los gastos necesarios para abrir tu salón de eventos, incluyendo el precio de compra o alquiler del local.

También debes calcular lo que gastarás en mano de obra y materiales para la adecuación del espacio y su mantenimiento, pago de personal fijo y temporal, seguros y compra o alquiler de equipos.

Define las ganancias que podrías obtener en los primeros años 3 años y los impuestos a pagar.

Muchas ciudades eximen de impuestos a los nuevos emprendedores por 1 a 3 años. Revisa la normativa de tu municipalidad para saber si puedes pedir este beneficio.

Presenta dichas proyecciones en tu plan de negocios para delinear tu nivel de rentabilidad y ganancias durante el arranque de la empresa.

Si no tienes suficiente capital para la compra y adecuación de local y equipos, tramita un crédito en un banco local.

También puedes solicitar créditos en entes públicos que dan apoyo a los pequeños emprendedores, que generalmente ofrecen tasas de interés más bajas y plazos más largos para el pago.

Sin embargo, evita endeudarte en exceso, sobre todo si no esperas tener muchos clientes al principio o debes pagar primero otros gastos.

Por ejemplo, en Estados Unidos el promedio del costo de instalar un salón de eventos de unos 200 metros cuadrados de espacio interno puede variar desde los US$100.000 hasta los 150.000 dólares.

Es mejor crecer lentamente y con solvencia económica que hacerlo rápido y perder todo por una demanda por morosidad.

El mínimo espacio requerido para un salón de eventos multifuncional es de 100 metros cuadrados. Lo ideal es de 500 a 1.200 metros cuadrados para un salón de alta rentabilidad.

Además, es ideal que esté ubicado en zonas residenciales o comerciales, evitando a toda costa las zonas periféricas de tu ciudad o zonas industriales.

Recuerda que la mayoría de los potenciales clientes no querrán movilizarse tan lejos de sus hogares u oficinas.

Otro punto importante es que decidas si vas a construir un salón de eventos nuevo o vas a remodelar uno ya existente. Sopesa bien los costos de construcción contra los de una remodelación.

Dependiendo del contratista, algunas veces es mejor construir un espacio nuevo diseñado a tu medida, que transformar un viejo edificio lleno de problemas estructurales.

Es conveniente que busques un arquitecto o ingeniero que te asesore sobre el diseño de un edificio nuevo o te guíe con respecto a los trabajos que amerita un local ya existente.

También debes averiguar cuáles permisos necesitarás para ejecutar los trabajos y el costo de los mismos, que además debes incluir en tu plan de negocios.

Elige la clase de servicios que ofrecerás y decide el precio a cobrar por cada uno.

Por ejemplo, además del precio básico por el alquiler del espacio por horas, debes definir cargos adicionales si el cliente requiere que elabores y sirvas comidas.

Otros cargos se pueden relacionar con realizar entretenimiento musical o habilitar de tu parte mantelería, mesas y sillas.

También puedes agregar tarifas por servicios de fotografía y grabación en vídeo, que pueden ser prestados por un profesional asociado contigo o subcontratado.

Algo cada vez mas solicitado es la organización integral de eventos, es decir, que el cliente te pague un precio único tanto por alquilar el salón como por toda la planificación, logística y realización de la actividad.

Esta modalidad suele ser más atractiva económicamente además de ser más eficiente al reducir malentendidos entre las partes.

Si te encargas de todo el evento, puedes asociarte con otros proveedores de servicios que aún no tienes capacidad para dar.

Entre estos podemos mencionar ambiente musical a cargo de un DJ, servicios de fotografía y vídeo, elaboración de decorados, transporte ejecutivo o taxis, entre otros.

Todos estos servicios adicionales pueden darte mayores ganancias y aumentar el prestigio de tu salón y el tuyo propio entre los clientes.

Los permisos obligatorios para un salón de eventos incluye tanto la patente comercial registrada ante la municipalidad, como también certificados de seguridad y salubridad. Pero esto va a variar según la ciudad y el país donde te encuentres. Asegúrate de hablar con las autoridades al respecto para saber qué permisos necesitas para abrir un salón de eventos.

Recuerda que en un salón de eventos se concentra gran cantidad de personas, por lo que es importante asegurar que cuentas con sistemas para la prevención de incendios.

También la seguridad en los accesos es importante para evitar que personas no invitadas ingresen y cometan alguna acción contra los presentes.

En materia de salubridad, los salones de eventos deben tener buenos sistemas de ventilación y acondicionamiento y suficientes servicios sanitarios para la cantidad de personas que esperas alojar.

También se debe disponer de dispensario médico, áreas de descanso y vestuarios para el personal que atenderá al público, así como espacios para la instalación de los equipos de elaboración de comidas y bebidas.

Si tu salón se encarga de elaborar o servir los alimentos, refrigerios y bebidas, debes poseer permisos sanitarios para la manipulación de alimentos.

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Hay muchas formas de montar un salón de eventos, pero la mayoría de las veces se hará para cubrir tres tipos de actividades más comunes:

1.- Encuentros políticos, debates académicos y mesas de negocios. Las mesas suelen distribuirse en forma de herradura para facilitar que los asistentes se vean la cara y escuchen con facilidad entre sí. El mobiliario generalmente consistirá en sillas y un buen sistema de audio y de proyección de presentaciones en computadora.

2.- Celebraciones (bodas, bautizos, cumpleaños o graduaciones). Suelen instalarse mesas redondas para los invitados alrededor de un gran espacio vacío donde el público bailará. Requiere además muchas mesas, sonido y audio y logística de alimentación.

3.- Eventos culturales, deportivos y graduaciones estudiantiles. Generalmente las sillas se colocan en filas enfrentando un escenario o una gran mesa donde estarán sentados los invitados principales, ponentes o responsables del evento. La disposición del salón estará dirigida a albergar el mayor número posible de personas sentadas y ordenadas.